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Pare por um minuto e observe o seu ambiente de trabalho, não importa se é uma oficina, um escritório, uma agência ou uma grande empresa. Você está em um ambiente organizado? Você tem acesso a tudo que precisa? Não? Então pare agora o que está fazendo, continue a leitura e veja algumas dicas de organização para o ambiente corporativo.
Foi-se o tempo em que a bagunça era um problema insolúvel. Com a evolução das técnicas de organização e o surgimento dos “organizadores”, tudo pode mudar e o dia a dia se tornar bem mais funcional e visualmente agradável.
Afinal, a desorganização traz muitos malefícios, ainda mais em um ambiente corporativo. Entenda:
Como a organização do escritório afeta a produtividade
A explicação é bem lógica: o nosso cérebro funciona de forma incrível, processando cada detalhe do que está à nossa volta para nos ajudar a realizar as tarefas que temos em mãos.
Quanto mais bagunçado o escritório, mais detalhes desnecessários o cérebro precisa processar, o que tira parte do foco na atividade que estamos executando, e nos deixa mais lentos. Em outras palavras, menos produtivos.
Além disso, a bagunça toma mais tempo para encontrarmos os materiais que precisamos e completar até mesmo as tarefas mais simples.
Já aconteceu, por exemplo, de você perder cinco minutos procurando por um grampeador ou um clipe de papel só para prender um documento qualquer?
Essas situações passam despercebidas, mas quando pensamos em todo o tempo perdido por conta da falta de organização, se torna clara a necessidade de fazer algo a respeito.
O problema é a papelada?
A demanda documental é simplificada quando tudo está em ordem. Assim, evitamos aquela bagunça de várias caixas, vários documentos misturados e perdidos, onde não se encontra o que precisa, simplesmente porque não houve a gestão de documentos. Aliás, quantas vezes isso já aconteceu com você?
Acaba sendo um tempo precioso desperdiçado. O clima organizacional vai se tornando pesado, outras pessoas acabam deixando suas responsabilidades para se envolverem na tarefa de achar o tal arquivo.
Arquivo este que praticamente foi jogado no meio de milhares, onde ninguém, nem mesmo a pessoa que o arquivou, faz a mínima ideia de onde ele esteja guardado.
Para isto, a dica é separar todos os documentos em tópicos, como: data, cliente, assunto ou ordem alfabética.
Um dos meios mais utilizados para ajudar nesta etapa de categorização são as caixas e pastas usadas como guarda documento, nas quais é possível armazenar grande quantidade de informações e ainda por cima dar um toque na decoração no ambiente, se forem bem posicionadas.
Se não estiver afim de manter caixas e pastas à vista, ter um guarda estoque é uma ótima saída.
A seguir, veja mais dicas de como organizar seu ambiente de trabalho.
A solução para implementar e manter a ordem
#Aposte em aplicativos corporativos
Para evitar o acúmulo de papelada, a melhor solução é automatizar e simplificar a gestão de documentos por meio de soluções digitais. Isso limparia quase completamente o ambiente e acabaria com as dores de cabeça para encontrar qualquer tipo de documento.
E não é só para esse tipo de organização que a tecnologia está ao nosso favor. Hoje em dia, para cada necessidade de uma empresa, existem soluções tecnológicas de qualidade no mercado — desde os apps de comunicação interna e gestão de projetos, até a contratação de serviços comuns.
#Armazene cada coisa no seu lugar
Para que tudo fique dentro dos conformes é imprescindível que se tenha locais específicos para tudo. Desde aquelas decorações sazonais que recheiam o escritório em datas comemorativas, até documentos e itens comuns de escritório.
#Use objetos organizadores
Eles podem guardar grandes quantidades de objetos menos utilizados, mas ainda assim mantê-los à disposição quando necessário.
#Etiquete
Coloque etiquetas com o nome de tudo. Além de ficar muito fácil de encontrar, você também vai manter uma organização plena em seu ambiente profissional.
#Na sua mesa, o essencial permanece
Uma dica valiosa de como organizar melhor o seu escritório é deixar sobre a mesa de trabalho somente o que é necessário para o dia a dia.
Afinal, já ouviu dizer que menos é mais, certo? Isso se encaixa perfeitamente quando o assunto é deixar tudo arrumado. Por isso, o bom é deixar apenas o que você realmente usa sobre a mesa e estimular o mesmo comportamento dos seus colegas e/ou funcionários.
#Quadro de anotações
O quadro de avisos ou anotações é uma espécie de lousa para que as pessoas possam deixar avisos, recados, ou ainda, organizarem suas tarefas diárias para não correrem o risco de se esquecerem de um compromisso ou de uma tarefa ao longo da semana.
É uma ótima substituição dos post-its, mas caso você não seja o dono do negócio, converse com ele e dê esta sugestão. Hoje em dia há no mercado desde lousas comuns a paredes loucas (quadro negro).
#Limpeza diária
Uma coisa que pode parecer banal, afinal é para estar sempre em dia, é a limpeza. Não apenas para manter a higiene constante do local, mas também para deixar as coisas sempre organizadas. Mas a questão, é que é importante que ela seja feita diariamente.
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Nele aprende-se a organização documentos, gerenciamento de negócio, atendimento, além de ter acesso à várias frentes de atuação do profissional de organização. Porque organizar é preciso, e com isso ganha-se:
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- Otimização de tempo;
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Aproveite e leia também “Personal Organizer o Despertar de uma Nova Profissão“
