Organize os arquivos no seu computador

Organize seu computador

Assim como uma mesa ou ambiente bagunçado, um computador desorganizado também pode roubar o nosso tempo e prejudicar nossa produtividade.
Com a proliferação de e-mails, downloads, documentos, artigos e arquivos multimídia, saber organizar este ambiente digital, passa a ser uma tarefa cada vez mais importante para quem não quer desperdiçar o seu precioso tempo.
Isso pode ter muito mais impacto em pessoas como eu, por exemplo, que fica mais de 40 horas por semana, conectada ao computador.
Abaixo apresento algumas dicas simples e eficientes para você se organizar melhor seus arquivos eletrônicos:

Organize seu Desktop
Deixe-o limpo e organizado. Elimine-os ícones que não utiliza e organize os que ficarem de uma forma que possam ser facilmente localizados. Evite salvar arquivos no desktop ou deixar ali atalhos para programas que você raramente utiliza.
Crie atalhos para os softwares ou aplicativos utilizados com mais frequência (ex.word,excel, aplicativo de e-mail, etc). Isso economiza muito tempo, mas não exagere pois um desktop muito carregado, além de deixar a máquina mais lenta, pode te confundir na hora de procurar o que quer.
Instale google desktop na sua máquina. A barra vaia parecer como um atalho e pode ser bastante útil quando quiser fazer uma busca em seu próprio computador,ajudando a encontrar arquivos perdidos.Você pode fazer o download em: http://desktop.google.com/

Faça Backup
Conheço gente que foi para a terapia depois de ter seu notebook roubado ou o HD do seu computador corrompido, perdendo todos os seus arquivo seus registros.Posso garantir que não valer a pena correr esse risco. Faça cópia de tudo que for importante e mantenha-a em um local seguro. Seu backup pode ser feito em HDs externos, Pendrives, HDs virtuais (internet) ou mesmo em CDs e DVDs.
Um programa legal e bem simples de usar é o Synctoy da Microsoft.
Veja também o artigo backup fácil, que mostra uma forma simples e prática de fazer backup de seus arquivos.

Dê nome aos bois
Nomeie suas pastas e seus arquivos de forma clara e objetiva. Isso vai ser fundamental na hora que precisar localizá-los. Utilize o recurso de colocar a data. Ex: Proj_nova_sede_FEV2007. Utilize o recurso da padronização, para tipos de arquivos usados com mais frequência. Por exemplo, se você tem muitos arquivos com nome Projeto, Propostas, etc, o nome pode começar sem precom PROP_clienteAouPROJ_clienteB,facilitando bastante na hora da busca.

Quer reorganizar tudo?
Se a bagunça está generalizada e você resolveu que vai começar do zero(uma sabia decisão), então é melhor fazer o seguinte:crie no Windows Explorer uma pasta com o nome @Documentos Antigos (o arroba faz com que a pasta fique em primeiro lugar no grupo) por exemplo,e coloque ali todas as pastas atuais. Depois defina as novas pasta se categorias que pretende utilizar a partir de agora. Aos poucos,quando tiver tempo e conforme vá trabalhando com seus documentos antigos,vá transferindo-os para seu novo sistema,agora organizado.
Você verá que mais de 70% dos arquivos na pasta antiga vão permanecer intactos!

Organizar_computador

Exemplo de uma nova organização

Não exagere na criação de pastas

Seja comedido na hora de criar pastas e categorias para armazenar seus arquivos no computador. Isto vai economizar tempo na hora que precisar buscar uma informação ou documento.Criar dezenas de categorias pode obrigá-lo a efetuar um número muito grande de cliques e fazer você perder tempo até conseguir chegar no arquivo desejado.

Importante: lembre-se de conferir o nome do arquivo que está salvando, e renomeie se necessário. Muitas vezes fazemos o download de um programa ou arquivo que está com um nome em "sânscrito", algo como Bhaktivedanta_twzz2009.Sabe quando vai encontrá-lo novamente?

 


Quer saber mais sobre este assunto? Leia nosso e-book: Organize seu Trabalho

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