Como organizar seus arquivos

Sistemas de arquivos das milhares de informações recebidas quase que instantaneamente nas redações são indispensáveis, tanto neste tipo de vida profissional, quanto na pessoal. Nenhum trabalho ou residência pode ficar sem um lugar para guardar os documentos ou sem um sistema de arquivos. Levando em conta que todos devem lidar com papéis, e existe uma montanha deles, um eficiente sistema de arquivos possibilita uma fácil recuperação de papéis, sempre que necessário.

Não existe uma “fórmula mágica” para arquivar. Seu sistema de arquivos sempre dependerá de suas necessidades pessoais.

Seja qual for a maneira que você escolha usar para facilitar sua vida no manejo de informações, que às vezes podem estar no bloquinho de anotações, num papel solto, em um arquivo solto no computador ou em outro lugar mais “estranho” ainda, um sistema de arquivo eficiente é aquele que permite a você encontrar qualquer papel ou informação em 10 segundos ou menos.

Uma vez que você tenha todos os instrumentos no lugar, decida como quer arrumar suas pastas. As escolhas incluem:

  • Alfabeticamente – ótima para arquivos com nomes de fontes.
  • Assunto – uma boa escolha se você vai usar subcategorias.
  • Numericamente – excelentes para material datado, como contas, no caso de arquivo pessoal.
  • Cronologicamente – uma boa solução para arquivos de backup que precisam ser arrumados por mês.
  • Arquivos especiais – ótimos para tarefas bem detalhadas, como busca de correspondências/mensagens eletrônicas e materiais de leitura. Arrume-os por dia, mês e ano.

Categorias especiais de arquivo

Press-kits, fotos, catálogos de empresas e, até mesmo releases, são exemplos de itens que não se encaixam em pastas de arquivo imediatamente. A organização de equipamentos para arquivar ou armazenar tais itens, tanto em casa como no trabalho, incluem:

  • Caixas que comportam pastas suspensas e amostras.
  • Cartolina, apoios de metal ou plástico (ótimos para revistas e catálogos) que ficam bem em sua prateleira.
  • Tubos que acomodam grandes impressões ou mapas enrolados.
  • Envelopes grandes que guardam papéis grandes no fundo de uma gaveta de arquivos.

 


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