Como organizar pastas suspensas?

Siga estas instruções para organizar suas pastas de arquivo suspenso:

Uma cor pode funcionar na organização, mas se você tiver um número grande de categorias, use cores separadas para cada categoria.

Certifique-se de comprar pastas de um tamanho apropriado, carta ou ofício, dependendo de suas necessidades.

Certifique-se de que os visores das etiquetas são de plástico transparente ou compre-os separadamente, se necessário. Sempre compre mais do que o que você precisa agora. Desta forma, você não vai ter que correr à papelaria.

Subpastas – pastas que vão dentro das pastas de arquivo suspenso:

Você pergunta: "Por que eu preciso destas pastas se tenho as de arquivo suspenso?" Bem, você não é obrigado, mas duas razões para você querer isso:

• Use apenas as pastas de arquivo suspenso e em cerca de um mês (se não menos) os papeis inseridos nelas vão começar a enrolar, ficar para baixo e acabar amassando. Isto irá acontecer tanto para quem está montando um arquivo na redação ou em sua casa;

• As pastas de arquivo suspensos são geralmente usadas para categorias amplas, e as outras podem ser usadas para as subcategorias;

que você pode codificar por cor os arquivos suspensos, é aconselhável que as subpastas de dentro estejam todas em uma cor;

Certifique-se de adquirir pastas de tamanho apropriado, carta ou ofício, de acordo com suas necessidades;

• Use etiquetas brancas e um pincel atômico preto com ponta média para etiquetar;

Você também pode utilizar etiquetadoras eletrônicas, mais práticas e eficientes;

• Revise os arquivos quando eles estiverem muito grossos para serem manuseados, ou a cada seis meses;

• As pastas de arquivo suspensos são geralmente usadas para categorias amplas, e as outras podem ser usadas para as subcategorias.

 


Quer saber mais sobre este assunto? Leia nosso e-book: Como organizar seu Escritório – Housekeeping

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