Como organizar e arquivar cartões de visita

A organização física dos cartões sempre será um problema pois permite que você escolha apenas 1 forma de categorização.

Por isso o ideal é digitar os dados no Outlook, uma planilha de Excel ou outro tipo de banco de dados que contenha opções de filtros.

Assim você pode procurar a informação desejada de acordo com sua necessidade: Ramo de atividade, Bairro, Cidade, Nome, Profissão etc. Essa é a forma mais eficiente.

Se mesmo assim deseja guardar os cartões físicos, prefira organizar por ordem alfabética dos seguintes níveis:
• ramo de atividade
• nome da empresa

Exemplo: Categoria Gráficas
• Gráfica Imperatriz
• Gráfica Nadia Lopes
Gráfica Zurick

Para organizar cartões de visita de papel é melhor utilizar fichários para cartões de visita, que permitem a criação de categorias, assim como arquivos de pastas suspensas.

O que anotar quando receber um cartão de visita:
É adequado anotar no cartão dados como quem indicou aquela pessoa ou onde conheceu. Outras informações úteis: especialidade de serviços ou produtos, convênios do estabelecimento, diferenciais, referências e aquilo que julgar conveniente.

O Outlook permite que você anote no seu arquivo de contatos, data de aniversário, observações, arquivos e anexos, além de linkar outros contatos registrados que possuem relação entre si. Isso é muito útil em gerenciamento de networks por exemplo.

 


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