Como organizar a mesa do escritório

A maioria das pessoas nem mesmo percebe, mas uma mesa desorganizada pode causar uma tremenda frustração – e muita perda de produtividade. O fato é que uma mesa bagunçada torna extremamente difícil executar muito de qualquer coisa.

Aqui estão seis sugestões práticas para evitar distrações em sua mesa:

1. Arquive imediatamente
Isto não pode ser repetido com freqüência suficiente: “Evite empilhar papéis!” Pode ser difícil lidar com a papelada, mas uma mesa organizada é uma necessidade crítica para a eficiência. Não deixe os papéis se tornarem impossíveis de gerenciar. Existem muitas ferramentas e estratégias disponíveis para ajudá-lo.

2. Encontre e use outros espaços planos que não sejam sua mesa
Armários laterais de arquivos podem ser usados como espaço adicional de armazenagem. Mesmo se você trabalha em um cubículo, há provavelmente um lugar onde você pode guardar coisas como fichários e catálogos, ao invés de deixá-los acumular em sua mesa.

3. Use as prateleiras
Prateleiras, não sua mesa, são o melhor lugar para itens como o catálogo telefônico, revistas e vídeos.

4. Estabeleça um caixa de entrada
Toda vez que adquirir uma nova folha de papel, decida se ela vai para a caixa de entrada para atenção, ou para o lixo. Aqui está as regras para gerenciar sua caixa de entrada:
• Coloque-a próxima da lata de lixo.
• Crie uma rotina de revisão dos conteúdos pelo menos uma vez por dia.
• Jogue o lixo fora imediatamente.
• Date todas as correspondências que receber.
• Separe papeis que precisam de sua atenção daqueles que precisam ser arquivados.
• Certifique-se de que sua caixa de entrada esteja vazia no fim do dia. Tudo que merece ser feito deve ser feito com capricho e imediatamente. Caso contrário, arquive e agende uma data para executar a tarefa que exija os papéis em sua caixa.

5. Erradique sua bagunça pessoal
Você está em casa, então você não deveria precisar encher sua mesa com itens pessoais como fotografias e outras coisinhas. Se sentir saudade destes itens quando estiver trabalhando, dê uma volta na sala de estar.

6. Guarde tudo
Organizadores de escritórios como separadores de arquivos e caixas plásticas são ideais para guardar uma ampla variedade de materiais de escritório que podem se acumular em sua mesa. Use estes acessórios para coisas como pastas, cartas, disquetes e CDs.

 


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