6 Dicas para organizar seu computador

Assim como uma mesa ou ambiente bagunçado,  um computador desorganizado também pode  roubar o nosso tempo e prejudicar nossa  produtividade.
Com a avalanche de e-mails, downloads, documentos, artigos e arquivos multimídia, saber organizar este ambiente digital, passa a ser uma tarefa cada vez mais importante para quem não quer jogar seu tempo fora.
  Isso pode ter muito mais impacto em pessoas que, como eu, que ficam mais de 40 horas por semana conectadas ao computador.
  Vamos ver algumas dicas simples e eficientes para você organizar melhor os arquivos eletrônicos:

 

1. Área de trabalho (desktop)

Deixe-o limpo e organizado. Elimine os ícones que não utiliza e organize os que ficarem de uma forma que possam ser facilmente localizados. Evite salvar arquivos na área de trabalho ou deixar ali atalhos para programas que você raramente utiliza.
  Crie atalhos para os softwares ou aplicativos utilizados com mais frequência (ex.: Word, Excel,  aplicativo de e-mail, etc). Isso economiza muito tempo, mas não exagere pois um desktop muito  carregado, além de deixar a máquina mais lentapode te confundir na hora de procurar o que quer.

 

2. Instale google desktop

Ele serve como uma poderosa ferramenta de busca para ajudar você a encontrar documentos perdidos. A barra vai aparecer como um atalho e pode ser bastante útil num momento de desespero.
  Você pode fazer o download em  http://google-desktop.softonic.com.br/.

 

3. Faça Backup

Conheço gente que foi para a terapia depois de ter seu notebook roubado ou o HD do seu computador corrompido, perdendo todos os seus arquivos e registros. Posso garantir que não vale a pena correr o risco. Faça cópia de tudo que for importante e mantenha-a em um local seguro. Seu backup pode ser feito em HDs externos, Pendrives, HDs virtuais (internet) ou mesmo em CDs e DVDs.
Um programa legal e bem simples de usar éSynctoy da Microsoft.

 

4. "nome aos bois"

Nomeie suas pastas e seus arquivos de forma clara e objetiva. Isso vai ser fundamental na hora que precisar localizá-los. Utilize o recurso de colocar a data. Ex: Projeto_nova_sede_OUT2011. Utilize o recurso da padronização, para tipos de arquivos usados com mais frequência. Por exemplo, se você  tem muitos arquivos com nome Projeto, Propostas etc., o nome pode começar sempre com  PROP_cliente A ou PROJ_cliente B, facilitando  bastante na hora da busca.

 

5. Quer reorganizar tudo?

Se a bagunça está generalizada e você resolveu que vai começar do zero (pode ser uma sábia decisão),  então é melhor fazer o seguinte: crie no Windows Explorer uma pasta com o nome
@ Documentos Antigos, por exemplo (o arroba faz com que a pasta fique em primeiro lugar no grupo), e coloque ali  todas as pastas atuais. Depois defina as novas pastas e categorias que pretende utilizar a partir de agora. Aos poucos, quando tiver tempo, e conforme for trabalhando com seus documentos antigos, transferindo-os para suas novas pastas, agora organizadas.
 Você verá que mais de 70% dos arquivos na pasta antiga vão permanecer intactos por muito tempo, ou seja, você provavelmente nem precisava deles. Aproveite para jogar coisas fora.
      Exemplo de uma nova organização:
 

nova organização

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 6. Não exagere na criação de pastas

Cuidado na hora de criar pastas e categorias para armazenar seus arquivos no computador. Isto vai economizar tempo na hora que precisar buscar uma informação ou documento. Criar dezenas de  categorias pode obrigar você a efetuar um número muito grande de cliques e fazer você perder tempo  até conseguir chegar no arquivo desejado.
Importantelembre-se de conferir o nome do arquivo que está salvando , e renomeie-o se  necessário. Muitas vezes fazemos o download de um programa ou arquivo que está com um nome  em “sânscrito”, algo como  Bhaktivedanta_twzz2009. Sabe quando vai encontrá-lo novamente se precisar?

        Manda alguma outra dica que você tenha e queira compartilhar com a gente ok?
Boa sorte!

 


Quer saber mais sobre este assunto? Leia nosso e-book: Kit E-books: Organize seu Trabalho

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Teste: Quão digital é seu negócio?

Teste – Quão digital é seu negócio?

Um teste rápido e esclarecedor sobre quais dos principais recursos digitais e de internet estão sendo utilizados em seu negócio. Você terá uma noção mais clara da sua situação atual e também o que pode ainda ser feito. Aproveite!

Digite 0 (zero), caso não utilize o recurso ainda, ou notas de 1 a 5 conforme a intensidade de uso. Ao final some seus pontos e veja o resultado.

Recursos e informações sobre o mundo Digital

Cursos
http://www.e-negociodigital.com.br

Livros
A Cauda Longa – Chris Anderson
Google Marketing – Conrado Adolpho
Google Adwords – A arte da guerra – Ricardo Vaz Monteiro
Wikinomics – Don Topscote Anthony D. Willians

Links – Revista On Line e Websites
http://www.info.abril.com.br/(site da revista info)
http://www.meiodigital.com.br/(revista digital)
http://www.blogblogs.com.br/(informações sobre Blogs)
http://www.webmarketingtoday.com/(excelente site em inglês)
http://www.bites.com.br/(site da revista Bites)

Teste Criado por José Luiz Cunha. Reprodução permitida com texto integral e citação do autor.

 


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Como organizar os fios e cabos de computador

Nos dias de hoje, com esse mundo totalmente tecnológico, o que não nos falta são fios bagunçados e espalhados por todo canto. São fios de computador, máquina digital, celular, mp3 player, etc. Essa bagunça de fios não é um problema estético, mas também muito perigoso, pois dependendo do grau de desorganização pode até dar um curto circuito.

Essa bagunça de fios não é um problema estético, mas também muito perigoso, pois dependendo do grau de desorganização pode até dar um curto circuito.

Tipos de organizadores
Para organizar os fios não é preciso apelar para a tecnologia de ponta, com alguns acessórios simples, como fitas de velcro e suportes plásticos é possível acabar com o emaranhado de fios atrás da mesa. vários produtos, feitos sob medida para isso, disponíveis nas lojas de produtos de informática e até em supermercados, com preços entre 12 e 16 reais.

Uma vantagem de comprar o produto pronto é a presença de diversas cores, o que pode ajudar a organizar os fios por tipo. os suportes plásticos são colados na mesa e ajudam a organizar cabos mais pesados, além de orientar os fios, de forma que eles não fiquem visíveis na frente da mesa.

Preparando os fios 
O primeiro passo para a organização é separar os cabos, casos eles estejam embaraçados. Depois, faça um planejamento dos grupos de cabos que devem ser reunidos. Uma boa idéia, por exemplo, é unir os dispositivos USB que não são removidos com freqüência, como impressoras e scanners, em uma única seção dos conectores da placa-mãe.

É importante ter velcros em quantidade suficiente para poder colocar mais de um deles por conjunto de cabos. Não adianta nada ter os fios arrumados em uma ponta e completamente bagunçados na outra. Quem tem muitos dispositivos USB deve investir em um hub para ajudar na organização da fiação, permitindo a remoção de alguns periféricos sem precisar mexer nos cabos arrumados.

Os cabos mais grossos, como os de força, podem passar pelos suportes plásticos, que devem ser posicionados ao longo da mesa onde o computador está localizado. No caso das caixas de som, é possível passar seus fios ao longo de suportes plásticos distribuídos horizontalmente na mesa. Dessa forma, os alto-falantes podem ficar nas posições esquerda e direita sem que os fios fiquem enrolados.

Outra dica interessante para quem tem um cabo de rede longo ou um periférico com uma extensão grande de fio é usar um ou dois velcros para enrolar esse cabo, diminuindo seu tamanho. Isso ajuda na organização e nas posteriores mudanças de posicionamento do cabo, que pode ser desenrolado com facilidade.

Cesto de fios 
Uma sugestão simples, prática e barata é você deixar um cesto próximo à tomada com todos os carregadores e baterias que tiver. Ai toda vez você precisar colocar seu celular para carregar não vai ter problema em encontrar o carregador. Ai depois que seu celular carregar é enrolar o fio e guardar dentro da cesta de novo. Fácil e simples e que lhe economizará muito tempo.

Um outro site americano Real Simple ensina 8 dicas de como controlar os fios de casa com foto ilustrativa de “antes e depois” para ficar mais fácil de entender o método e de como os fios ficam depois de arrumados.

Um exemplo é pegar aqueles araminhos que vêm prendendo a comida e juntar os fios com eles.

O site O Velho deu uma dica para arrumar sua mesa e se livrar de vez dos roteadores,pontos de rede, hubs, USB, HD externo etudo mais.

Basta fixar uma prancha perfurada sob a sua mesa e usar arames para dispor (de cabeça para baixo) os aparelhos, cabos, fontes e outros componentes que necessitar.

o blog Info Wester dá a dica de compra um organizador de plástico de mais ou menos 5 centímetros de diâmetro com aberturas que permitem guardar até 4 metros de fio.

 

 


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Dicas para apoiar e usar o seu notebook

Qual o melhor local para apoiar nosso notebook quando o utilizamos?

Obviamente sobre uma mesa ou superfície plana. Muitas pessoas, porém, trabalham em seu equipamento colocando-o no colo ou sobre a cama. Além de trabalhar em posição desconfortável e prejudicial à saúde das costas e pescoço, o que elas não sabem é que isso é um dos maiores motivos para que apareçam defeitos, principalmente por conta do aquecimento que ocorre no aparelho, nesta situação.

Uma solução ideal para resolver isso é a utilização do Vira mesa OZ!. Com ele, além de poder trabalhar de forma confortável e sem aquecer o equipamento, você poderá ainda carregar a bateria do notebook ou mesmo outros "gadgets" como celulares e Ipods, de maneira simples e organizada.

Conheça mais acessando nossa loja aqui.

 


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Organize os arquivos no seu computador

Organize seu computador

Assim como uma mesa ou ambiente bagunçado, um computador desorganizado também pode roubar o nosso tempo e prejudicar nossa produtividade.
Com a proliferação de e-mails, downloads, documentos, artigos e arquivos multimídia, saber organizar este ambiente digital, passa a ser uma tarefa cada vez mais importante para quem não quer desperdiçar o seu precioso tempo.
Isso pode ter muito mais impacto em pessoas como eu, por exemplo, que fica mais de 40 horas por semana, conectada ao computador.
Abaixo apresento algumas dicas simples e eficientes para você se organizar melhor seus arquivos eletrônicos:

Organize seu Desktop
Deixe-o limpo e organizado. Elimine-os ícones que não utiliza e organize os que ficarem de uma forma que possam ser facilmente localizados. Evite salvar arquivos no desktop ou deixar ali atalhos para programas que você raramente utiliza.
Crie atalhos para os softwares ou aplicativos utilizados com mais frequência (ex.word,excel, aplicativo de e-mail, etc). Isso economiza muito tempo, mas não exagere pois um desktop muito carregado, além de deixar a máquina mais lenta, pode te confundir na hora de procurar o que quer.
Instale google desktop na sua máquina. A barra vaia parecer como um atalho e pode ser bastante útil quando quiser fazer uma busca em seu próprio computador,ajudando a encontrar arquivos perdidos.Você pode fazer o download em: http://desktop.google.com/

Faça Backup
Conheço gente que foi para a terapia depois de ter seu notebook roubado ou o HD do seu computador corrompido, perdendo todos os seus arquivo seus registros.Posso garantir que não valer a pena correr esse risco. Faça cópia de tudo que for importante e mantenha-a em um local seguro. Seu backup pode ser feito em HDs externos, Pendrives, HDs virtuais (internet) ou mesmo em CDs e DVDs.
Um programa legal e bem simples de usar é o Synctoy da Microsoft.
Veja também o artigo backup fácil, que mostra uma forma simples e prática de fazer backup de seus arquivos.

Dê nome aos bois
Nomeie suas pastas e seus arquivos de forma clara e objetiva. Isso vai ser fundamental na hora que precisar localizá-los. Utilize o recurso de colocar a data. Ex: Proj_nova_sede_FEV2007. Utilize o recurso da padronização, para tipos de arquivos usados com mais frequência. Por exemplo, se você tem muitos arquivos com nome Projeto, Propostas, etc, o nome pode começar sem precom PROP_clienteAouPROJ_clienteB,facilitando bastante na hora da busca.

Quer reorganizar tudo?
Se a bagunça está generalizada e você resolveu que vai começar do zero(uma sabia decisão), então é melhor fazer o seguinte:crie no Windows Explorer uma pasta com o nome @Documentos Antigos (o arroba faz com que a pasta fique em primeiro lugar no grupo) por exemplo,e coloque ali todas as pastas atuais. Depois defina as novas pasta se categorias que pretende utilizar a partir de agora. Aos poucos,quando tiver tempo e conforme vá trabalhando com seus documentos antigos,vá transferindo-os para seu novo sistema,agora organizado.
Você verá que mais de 70% dos arquivos na pasta antiga vão permanecer intactos!

Organizar_computador

Exemplo de uma nova organização

Não exagere na criação de pastas

Seja comedido na hora de criar pastas e categorias para armazenar seus arquivos no computador. Isto vai economizar tempo na hora que precisar buscar uma informação ou documento.Criar dezenas de categorias pode obrigá-lo a efetuar um número muito grande de cliques e fazer você perder tempo até conseguir chegar no arquivo desejado.

Importante: lembre-se de conferir o nome do arquivo que está salvando, e renomeie se necessário. Muitas vezes fazemos o download de um programa ou arquivo que está com um nome em "sânscrito", algo como Bhaktivedanta_twzz2009.Sabe quando vai encontrá-lo novamente?

 


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Marketing Digital – você utiliza em seu negócio?

Marketing digital – você utiliza em seu negócio?

Tenho conversado com muitos empreendedores, donos de pequenos negócios, profissionais que trabalham sozinhos e mesmo executivos de médias e grandes empresas, que ainda não se deram conta da importância e do potencial que a Internet oferece para divulgar uma marca, vender produtos e gerar prospects e clientes.

Enquanto ainda encontramos empresas utilizando-se dos recursos de marketing tradicionais, caros e cada vez mais ineficazes para o pequeno negócio, outras estão mergulhadas no marketing digital e multimídia, compreendendo o comportamento de seus e clientes e oferecendo os produtos e as soluções que eles procuram. Isso significa aumentar as chances de fazer a oferta certa, utilizando o veículo de marketing adequado, no tempo correto e, principalmente, dirigido à pessoa certa.

"A tecnologia do Marketing Digital ajuda você a entender quem são seus prospects e o que eles querem. Fornece a visibilidade necessária para que sua empresa seja alcançada por seus futuros clientes e possibilita que seu negócio obtenha melhores resultados e gere mais lucro" .

No mundo físico, grandes empresas costumam não deixar muito espaço para os pequenos, mas no mundo digital isso muda. Se uma pequena empresa trabalha bem seu posicionamento nas ferramentas de busca, por exemplo, poderá não competir, mas vencer a batalha frente a uma grande empresa pela conquista do cliente ou ainda valorizando a sua marca.

Conheça mais sobre o assunto em www.e-negociodigital.com.br

O mundo está mais conectado que nunca, e isso abre novas oportunidades para que os negócios encontrem mais inspiração, novos recursos e mais clientes, tudo o que é preciso para alcançar o sucesso.

O mercado está diante de um novo comprador, que sabe o que deseja, é exigente e tem cada vez mais opções, podendo tomar decisões rápidas e sem intermediários. Estamos conhecendo o marketing colaborativo, onde o consumidor compra o produto e depois participa da sua divulgação no mercado. Como? Se gostar, fala muito bem e indica a outras pessoas. Se não gostar, coloca a boca no trombone em Blogs e Foruns. As empresas precisam estar atentas e acompanhar de perto este movimento.

Vejo que ainda existem muitas dúvidas entre os empresários e também desculpas para ainda não estar aproveitando a internet em seus negócios. Vamos ver algumas:

Tudo isso é muito novo. Temos ainda algum tempo certo?
 Sim, é tudo muito novo, e não, você não tem muito tempo. Seus concorrentes estão e tem gente fazendo coisas que você nem imagina. Mexa-se!

Meu negócio é diferente, ele não depende tanto da internet ainda!
 Bobinho!

Tudo isso me parece complicado demais. Prefiro nem entender.
  bom, e por isso vai perder o trem e deixar sua empresa pra trás? Se você tem um negócio e entende o seu negócio, certamente vai conseguir entender como aproveitar os recursos da Internet. Se achar que precisa, procure algum livro auto-ajuda tipo: O Monge e a Internet
Se quiser uma sugestão melhor, veja este site

Tem um garoto, amigo do meu sobrinho que está cuidando do meu site e…
 Ouh! Acorda! Estamos falando da sua empresa, do seu negócio. Procure conhecer mais sobre o assunto e depois decida de que, e de quem vai realmente precisar.

Não tenho tempo pra ver isso agora.
Organize-se! Veja o curso Organização Pessoal no Trabalho.Encontre um tempo enquanto é tempo. Afinal estamos falando do seu negócio, da sua vida. Vale a pena!

Não tenho dinheiro pra investir nisso agora.
Você vai se surpreender com as coisas que poderá fazer para alavancar o seu negócio através da internet, e melhor, gastando muito pouco.

Minha empresa está na Internet. Nosso tráfego vem crescendo!
Até que enfim um conectado! Ótimo, mas será que você está fazendo tudo que poderia? Está aproveitando o tráfego que recebe e convertendo em resultados?

Veja o teste Quão Digital é o Seu Negócio e descubra

 

José Luiz S.Cunha é empresário do setor de tecnologia, criador do portal www.organizesuavida.com.br e do www.e-negociodigital.com.br , tornou-se um especialista em prospecção através da web, desenvolveu o método MDMR – Marketing Digital de Máximo Resultado.

 


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Saiba como fazer backup facilmente de seus arquivos

Use a "pasta porta arquivos" do Windows (briefcase no windows em inglês) para fazer seus backups.
Esta é uma ferramenta poderosa, que pouca gente conhece. Com ela, você vai conseguir fazer seus backups de forma segura, rápida e organizada.
No Windows XP faça o seguinte:

1. Abra o Explorer

2. Conecte em seu computador o HD externo, pen drive ou leitor de CD, que você vai usar para fazer o backup.

3. Clique no drive (Ex: Drive H) correspondente ao seu HD externo. É lá que você vai criar seu Porta Arquivos. Lembre-se, você pode criar uma pasta Porta Arquivos em qualquer pasta que queira. No nosso caso estamos criando um local para Backup no HD externo.

4. Vá no Menu e clique em Arquivo, Novo, e Porta Arquivo

Exemplo1

5. Arraste para a o Novo Porta Arquivos, todos os documentos que você costuma trabalhar diariamente.

Exemplo 2

6. Agora pode desconectar seu HD externo (se quiser) e voltar a trabalhar normalmente com seus arquivos no computador.

7. Quando quiser fazer um backup, conecte seu HD externo, clique na pasta Porta Arquivos no drive específico, vá no Menu em Porta Arquivos e marque Atualizar.
Irá aparecer uma janela como abaixo, com os arquivos que precisam ser atualizados.Aí é só clicar no botão atualizar e pronto. Seu backup foi realizado de forma segura e descomplicada.
( você pode optar por atualizar todos, de uma única vez, ou escolher quais quer atualizar).

Exemplo 3

8. Não é fácil? Então crie agora mesmo sua pasta porta arquivos e procure fazer backups diários. Não levará mais que alguns minutos.
Para quem tem windows 98, pode seguir a mesma dica pois o processo praticamente igual.

 


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Saiba como organizar seus e-mails e deixar a caixa de entrada vazia

Quem utiliza o MS outlook como seu aplicativo de email, tem a sua disposição uma poderosa ferramenta de organização. Daremos frequentemente , diversas dicas que irão ajudá-lo a utilizar todo o potencial do Outlook. Caso você utilize outro aplicativo para gerenciar seus emails, também poderá aproveitar as dicas.

A chave mestra para conseguir um gerenciamento de emails eficaz é um hábito simples, porém não adotado por muitas pessoas: manter a caixa de entrada vazia.

Um mínimo esforço psíquico é requerido quando adotamos o hábito de manter a caixa de entrada de emails vazia. O problema é que quando não temos um sistema de gerenciamento de emails minimamente organizado, temos a tendência, seja por segurança ou por não saber onde coloca-los, de mantê-los na caixa de entrada até resolvermos o que fazer com eles. Isto não é uma prática saudável caso você queira obter um pouco mais de produtividade neste quesito.

Gerenciando adequadamente sua caixa de entrada você evita ações altamente improdutivas como: olhar para o mesmo email várias vezes sem nenhuma ação sobre ele, perder tempo procurando emails passados, deixar de responder emails importantes, etc, etc.

Como conseguir então deixar a caixa de entrada vazia?
Você processa os emails da mesma forma que faz com qualquer tarefa . Você responde, deleta, arquiva como referência, delega (ou encaminha) para alguém ou agenda uma ação.

1. Delete Já !
Por favor aprenda onde esta a sua tecla e use-a!! ( d também funciona rápido). Livre-se dos emails que não tem utilidade para você depois de lê-los. Se você tiver mais de 500 emails, o jeito mais rápido de descartar tudo de uma vez é selecionando a partir do campo organizado por , logo acima dos emails que aparecem, e marque DE: ( Clique no cabeçalho DE: ). Você pode depois disso jogar fora um monte de coisas da mesma fonte de uma só vez. Isto fará com que estes emails sejam direcionados para a pasta excluídos e fiquem lá. Posteriormente você poderá deleta-los definitivamente.

Dica: Se o email deve ser respondido, não o tire da caixa de entrada até que possa respondê-lo.

2. Faça já !
Se a resposta for levar menos de 3 minutos, responda na hora. Esta regra é mágica. Com poucas exceções, qualquer email que possa ser respondido em menos de 3 minutos deve ser despachado a primeira vez que você o vê. Você deve, obviamente excluir tudo o que puder; mas se você for responder e isso vai levar menos de 3 minutos, vai demorar mais para você guardá-lo, abri-lo e lê-lo novamente de novo do que lidar com ele de uma vez.

3. Agende Já !
Os emails que vão demorar mais de 3 minutos para serem despachados podem ser inicialmente lidados de duas formas:

Guarde em uma pasta chamada @Ação na lista de pastas do Navegador. O símbolo @ faz com que esta pasta se destaque das suas pastas de referência.

Anote uma data e horário para executar aquela tarefa, em seu calendário. Depois coloque o email numa pasta de referência (arquive).

Se você fizer o que está acima, você terá uma Caixa de Entrada de Emails vazia, o que é um evento que poucas pessoas experimentaram.

4. Delegue Já !
Se alguma outra pessoa precisa fazer algo a respeito de um email, encaminhe-o a ela. Idealmente, isto deve ser feito imediatamente, a menos que vá demorar muito mais de 3 minutos para encaminhar. Nós também recomendamos que (se você se importa com o resultado do que foi delegado), você acompanhe, um jeito fácil de fazer isso é enviar uma copia para você mesmo quando mandar um email delegado. Isto vai te mandar uma cópia de volta a sua Caixa de Entrada, que você pode depois colocar em uma pasta @Esperando por. (por exemplo).

5. Arquive Já !
Supere sua alergia ( se você tem) de fazer pastas de referência em sua barra de navegação. O propósito desta pastas de referência é te dar um sistema simples de armazenamento para os emails que você precisa manter arquivados. Com a Caixa de Entrada selecionada, você pode criar pastas organizadas por tema, tópico, projeto, pessoa, ou qualquer coisa que faça mais sentido para você.

Use – Shift e para fazer uma nova pasta mais rápido.

Veja um exemplo:

Caixa de entrada
@ação
@esperando por
Assuntos Marcos
Assuntos Marketing
Orçamentos
Memória Particular

Lembre-se que a síndrome de "longe dos olhos, longe da cabeça" pode matar – você tem que revisar o conteúdo das pastas @Ação e @Esperando por com tanta freqüência quanto os seus outros lembretes ou tarefas, para operar dentro da estrutura mais produtiva para uso do seu tempo.

Em resumo, você precisa deletar um monte, arquivar um monte, fazer os rápidos, e estabelecer um sistema para o gerenciamento de emails que requeiram mais do que 3 minutos de ação.

 


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