Os 7 segredos das pessoas produtivas (e organizadas)

Elas estão entre nós

Se olhar com atenção talvez tenha a sorte de encontrar uma dessas perto de você. Como identifica-las? Porque elas conseguem fazer tanta coisa, cumprir prazos e gerenciar tão bem o tempo que possuem? Qual o segredo afinal? Vou tentar identificar e dividir alguns destes segredos com vocês.

 

1. Faça (ou Just do it) – parece muito simples, mas é incrível como a maioria de nós tem o péssimo hábito de deixar as coisas pra depois (proscratinar). Pessoas produtivas não ficam arrumando desculpas para não fazer o que tem que ser feito. Elas pensam: “bem, se tem que ser feito, vamos lá”, e simplesmente fazem.

2. Agende e Planeje utilizar a agenda pra valer, anotando de forma organizada tudo que é importante, e ter o hábito de planejar antes de executar uma tarefa ou atividade, são dois dos principais segredos das pessoas produtivas. Elas sabem que o tempo investido no planejamento e na organização da agenda, economiza horas de trabalho e ajuda a alcançar suas metas mais facilmente.

3. Organize-se normalmente, pessoas que possuem seu ambiente de trabalho organizado alcançam maiores níveis de produtividade. Quando nossa mesa de trabalho, nosso computador e principalmente nossos arquivos estão organizados, isso economiza tempo e facilita muito o gerenciamento das informações.

4. Delegue (consiga ajuda) – Outro segredo das pessoas produtivas é que elas não tentam fazer tudo sozinhas e não hesitam em delegar tarefas quando necessário. Da mesma forma que delegam, essas pessoas sabem quando buscar ajuda se preciso. Elas não consideram isso um sinal de fraqueza e entendem que deixar outros fazerem tarefas para as quais estão mais preparadas faz com que o trabalho ande melhor.

5. Evitar distrações (e manter o foco) – quando for iniciar uma tarefa importante, não atenda telefone, não atenda a porta, não leia seus e-mails. Mantenha-se focado. Pessoas produtivas fazem isso o tempo todo. Foco na tarefa é fundamental para alcançar bons resultados. Se o seu ambiente de trabalho não ajuda, procure alternativas, encontre maneiras de evitar as distrações e verá como tudo ficará mais fácil.

6. Atitude pró ativa (e positiva) – como no clássico livro infantil “the little Engine that could” ( a pequena locomotiva que podia), pessoas produtivas possuem o hábito de pensar que podem. Nesta simpática história, uma pequena locomotiva atrelou-se a um trenzinho cheio de brinquedos, e mesmo sem nunca ter feito um trabalho como esse, resolve levar os brinquedos para crianças do outro lado da montanha. Enquanto subia pelos trilhos ia dizendo “eu acho que posso, eu acho que posso, eu acho que posso”, e depois, descendo a montanha do outro lado, “eu sabia que podia, eu sabia que podia, eu sabia que podia”.

7. Avalie a importância da tarefaMais um segredo das pessoas produtivas; elas sabem avaliar a diferença entre tarefas que devem ser feitas daquelas que podem ser feitas. muita coisa que podemos fazer, mas distinguir claramente as tarefas que devemos fazer pode economizar muito tempo e contribuir de forma decisiva para nossa produtividade.

Um último segredo: pessoas produtivas não ultrapassam seus limites e sabem quando parar. Elas procuram também colocar alguma diversão em seu dia, mantendo um equilíbrio entre sua vida pessoal e profissional.

 

Organize-se, você pode!

 


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Aumente sua produtividade no trabalho

Cada dia que passa as pessoas buscam ter mais produtividade, seja no trabalho ou afazeres domésticos. Mas afinal o que é "produtividade"? Produtividade é produzir mais e melhor, em menos tempo e gastando menos.
Ser o mais produtivo possível é sempre importante, seja para ganhar mais dinheiro, acabar as tarefas mais cedo e ter mais tempo livre.

Abaixo listaremos algumas dicas para você aumentar sua produtividade com um esforço mínimo.

1. Organize-se
A organização pessoal é de extrema importância no seu dia-a-dia e pode ser o pilar central da sua produtividade. Mas calma, não adianta só criar uma meia dúzia de pastas no seu computador. Uma boa meta de organização no computador é você sempre saber onde está um arquivo desejado ou pelo menos saber a pasta onde a pasta que o contém se encontra.

Só pra lembrar, o nome dos arquivos também é muito importante. Então nada de colocar trabalho1, trabalho11, trabalho2agoratacerto, muito menos teste1, teste22 e coisas do tipo. Lembre-se que a sua memória pode não lhe ajudar na hora de lembrar o que diabos é aquele trabalhoteste123agoravai.doc

2. Organize as suas tarefas mais importantes do dia primeiro
As suas tarefas mais importantes do dia devem ser organizadas, de modo que se tornem prioridades em relação as todas as outras.

Sempre irão surgir várias outras coisas a fazer durante o dia, mas se você não priorizar e terminar suas tarefas mais importantes até o final do prazo estabelecido, elas estarão sempre lá para serem feitas, aumentando a sua lista.

Tente realizar 3 das suas tarefas mais importantes antes de ir para qualquer outra coisa. Se fizer isso, o resto do tempo será fácil.

3. Chegue mais cedo ao trabalho
Pra quem trabalha fora de casa é uma boa dica, pois chegando cedo, dá pra pegar um horário com menos pessoas perambulando, menos toques de telefone. Além da maior vantagem: não pegar o horário de pico no trânsito.

4. Evite reuniões e encontros desnecessários
A maior parte das reuniões são desnecessárias. Se possível decline. Se for inevitável, faça com que elas sejam produtivas de verdade.

5. Trabalhe desconectado da intenet a maior parte do tempo possível
Essa também é muito difícil pra quem trabalha com Internet. Mas é muito mais fácil você escrever um artigo bom, ou um layout decente sem ter interrupções de e-mails chegando, ou links pedindo para serem clicados.

Se você fizer isso ficará impressionado com o aumento de sua produtividade e até qualidade que seu trabalho ganhará.

6. Faça algo que você goste
Essa dica é aquela clássica. Mas é a mais pura realidade, tudo que nós fazemos quando gostamos, é muito mais simples e prazeroso. Há aquela vontade de fazer bem feito e você nem percebe quantas horas passou fazendo, e isso já torna seu trabalho melhor.

7. Organize-se (de novo?)
Sim, organização de novo. A organização pessoal é de suma importância para você aumentar sua produtividade.

Querendo ou não, todos nós acabamos acumulando uma quantidade grande de papel: livros, apostilas, fotocópias, trabalhos, currículos, relatórios e outra infinidade de coisas. Como organizar isso tudo? É bem difícil fazer isso do mesmo modo dos arquivos no computador, mas podemos ter uma idéia. Separar "cantinhos" para cada coisa é uma boa idéia.

Outro ponto importante relacionado a este tópico é a organização de compromissos. Você tem muitos compromissos? Reuniões? Ou provas e entregas de trabalho? Por que não anota tudo? Não quer anotar, tudo bem, Google Agenda para você. O importante é você se manter informado do que você deve fazer e até quando pode fazê-lo, lembrando de não deixar pra última hora.

Para finalizar, lembre-se que nenhuma dessas dicas é milagrosa. Força de vontade para mudar é sempre necessário e muitas vezes é isso que falta.

 


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Organização e produtividade: deixe um tempo livre na sua agenda

Existem algumas pessoas que acreditam que cada minuto deve ser programado ou destinado para alguma tarefa, reunião ou compromisso para que um dia possa ser considerado produtivo.
Nada poderia estar mais distante da verdade. Esta prática apenas irá leva-lo ao stress e frustração.
 Quantas vezes você planejou todo o seu dia, para depois descobrir que não chegou nem perto de executar todas as tarefas programadas?
 Imagino que a próxima reação deve ser: " Que droga!! Não consegui fazer nada hoje! "
 Aqui vão algumas razões que podem normalmente atrapalhar mesmo um bom planejamento:

1. Algumas tarefas, muitas vezes tomam mais tempo do que imaginamos
2. Uma reunião ou uma visita ao médico podem demorar mais que o planejado
3. Uma visita inesperada (desejada ou não) pode surgir a qualquer momento
4. Seu celular pode tocar mais vezes do que você esperava ao longo do dia
5. Seu computador travou, a rede caiu, a internet saiu do ar, seu cliente atrasou, um toró caiu na cidade, sua mulher ligou na última hora e pediu pra pegar os filhos na escola, etc, etc, etc

Quer mais? Poderia enumerar uma infinidade de motivos que podem fazer com que seu planejamento ( é óbvio que você tem um planejamento certo? ) vire .
 Por tudo isto é que é muito importante que você programe alguns espaços livres em sua agenda. Desta forma, terá mais flexibilidade para avaliar as tarefas planejadas, de modo a conseguir dar conta de tudo.

Caso seu dia esteja tranquilo, sem interrupções ou surpresas, você poderá incluir ou antecipar outras tarefas e atividades. Garanto que ao final do dia terá uma sensação bem mais agradável. Um sentimento de dever cumprido!
 Melhor que tudo isto, você terminará cada dia como menos stress!

 

Organize-se! Você pode!

 


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Tutorial: saiba como organizar suas tarefas

Tutorial agenda

Aprenda como aproveitar ao máximo os benefícios de uma agenda bem organizada através deste prático tutorial, baseado no livro Organização Pessoal de Marcelo de Andrade.

Instruções:
* Clicando em Menu você pode acessar os tópicos do Tutorial.
* Ao clicar em um tópico, aparecem abaixo dele no menu lateral os subtópicos do tema escolhido.
* Para voltar ao menu dos tópicos principais clique novamente em Menu.

 


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Aumente sua produtividade com esta lista de tarefas (to do list)

Lista de tarefas (to do list)

A grande maioria das pessoas utiliza suas agendas para marcar compromissos, datas importantes e fazer algumas anotações, mas e as atividades que não tem horário certo ou data definida? Como tê-las sob controle?
Você pode manter listas de coisas a fazer, criando registro de suas tarefas num único local de fácil consulta e acompanhamento. Para que isto funcione adequadamente, alguns cuidados devem ser tomados.
Há tarefas importantes, que se deixadas numa lista genérica, junto com outras atividades menos importantes, correm o risco de serem esquecidas ou não realizadas a tempo. Ao simplesmente anotá-las, você fica momentaneamente aliviado pois tem a sensação de que o assunto está resolvido, ou pelo menos sob controle. Existe ainda o risco de esta lista crescer cada vez mais até ficar impossível de ser gerenciada.
Como fazer então?

Sugiro um método simples e muito fácil de ser aplicado baseado na criação de listas básicas:

Lista de Tarefas Pontuais
Esta é sua lista diária de coisas a fazer. Toda tarefa que se seja possível de ser executada no dia agendado, é uma tarefa pontual e deve ser anotada nesta lista. Por exemplo:

• Telefonar para um cliente ou um amigo.
• Enviar um email .
• Cobrar a resposta de um trabalho delegado .
• Mandar comprar um ingresso para o teatro.
• Iniciar um planejamento.
• Efetuar o pagamento de uma conta.
• Fazer um feedback a um colaborador.
• Providenciar os preparativos para uma reunião.
• Comprar um presente para os filhos.

Anote tudo que vier à sua cabeça e que terá de ser lembrado. Mas anote no lugar certo, donde a informação lhe será apresentada quando for necessário.
Este é um dos mais saudáveis hábitos que podem ser adquiridos por qualquer pessoa que queira se manter organizada.
Atenção! Não confie na sua memória!
Fazendo isto, você estará arriscando comprometer sua produtividade no trabalho e às vezes até um relacionamento (experimente esquecer a data de aniversário de seu casamento por exemplo).
A quantidade de tarefas e o volume de informações cada vez maiores que somos obrigados a lidar em nosso dia-a-dia fazem com que nos esqueçamos, muitas vezes, de cultivar nossos relacionamentos da forma que gostaríamos.

A qualidade e o sucesso destes relacionamentos dependem, às vezes, de alguns simples, porém valiosos gestos. Por exemplo, experimente colocar na sua lista:

• Ligar hoje na hora do almoço para minha esposa(o) ou namorada(o) só para dar um oi.
• Ligar terça-feira para aquele amigo que não vejo há tempos.
• Mandar a secretária comprar flores e enviar para minha mãe agradecendo o jantar da semana passada.
• Enviar um email a um colega ou colaborador, elogiando um trabalho bem feito por ele.
• Pedir para a secretária ligar para alguns amigos marcando um encontro na próxima semana.

Veja que, sejam suas tarefas pontuais simples ou complexas, elas precisam ser bem gerenciadas, caso contrário, provavelmente ficarão vagando em sua cabeça, causando aquela sensação constante de que alguma coisa não foi feita e gerando um nível de Stresse desnecessário e até perigoso.

Lista de Tarefas Recorrentes
Esta é sua lista permanente de coisas a fazer. São atividades, às vezes rotineiras e recorrentes, que normalmente não precisam ser agendadas, pois não tem a característica de serem realizadas num único dia.

Se por exemplo, eu tenho uma lista de compras de farmácia, eu posso anotar nesta lista, diariamente, conforme for lembrando, tudo o que precisa ser comprado, assim, quando eu puder passar numa farmácia ou for fazer um pedido de entrega, acesso a lista em minha agenda e não corro o risco de esquecer de nada.

Outros exemplos de Listas Recorrentes ou Permanentes:
• Interesse Cultural (indicação de filmes, shows e CDs interessantes.
• Assuntos para a próxima reunião com o gerente da Filial.
• Assuntos a despachar com minha secretária.
• Compras e coisas a fazer na próxima vez que for ao Shopping.
• Idéias para o novo projeto.
• Assuntos para falar com o Contador ou Advogado.
• Sites a visitar ou downloads interessantes a fazer.

Crie o hábito de utilizar e gerenciar Listas de Tarefas. Sua produtividade e sua performance em todas as áreas da sua vida vão dar um salto significativo. Experimente. Você vai se sentir muito mais aliviado.


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Aumente sua produtividade pessoal

Estamos sempre tomando decisões sobre como administrar melhor a forma de dispor do nosso tempo. E também nos deparando com as conseqüências dessas decisões. Muitas vezes não gostamos delas em virtude da lacuna entre a maneira como usamos nosso tempo e o que acreditamos ser realmente importante em nossas vidas.

Tudo isso porque somos regidos por duas forças poderosas: O RELÓGIO, que representa os compromissos, as reuniões, os horários, as metas e as atividades (como GERENCIAMOS nosso tempo) e a BÚSSOLA, que representa nossa visão, valores, princípios, missão, consciência e direção (como CONDUZIMOS nossa vida em direção ao que é importante).

Aqui você vai encontrar informações através de matérias, dicas e outras ferramentas que podem ser úteis na hora de melhorar a sua maneira de gerenciar o seu tempo.

 


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Organize seu sistema de follow up

Tenha uma pasta tipo sanfonada dividida de 1 a 31,ou de 1 a 12 de forma que lhe permita agendar assuntos pelos dias do mês, ou pelos meses do ano, de acordo com as datas de vencimento.

Faça um lembrete para si mesmo na sua agenda de papel ou eletrônica. Coloque depois o papel ou documento (se existir) relativo ao lembrete, na mesma data, no sistema de acompanhamento na pasta sanfonada.

É muito importante que você crie o hábito de anotar absolutamente tudo que seja importante e exija um acompanhamento (follow up), para garantir que a tarefa seja cumprida a contento e dentro do prazo. Isto tem impacto direto sobre sua produtividade e sobretudo sua tranqüilidade. Anotando em sua agenda prontamente e rotineiramente, sua mente fica livre e você menos Stressado.

Por exemplo:
* Se você teve informação de que o ingresso para aquele show que você ou seu companheiro(a) querem tanto ir, só estará a venda daqui a 2 semanas, vá à sua agenda e anote que daqui a 15 dias você deverá ligar e checar novamente.

* Se você delegou uma tarefa importante a alguém, anote a data em que você deverá cobrar esta pessoa e fazer um follow up em sua agenda.

* Se você precisa levantar dados e informações para uma reunião que acontecerá daqui a 2 meses, anote em sua agenda com tempo suficiente para que esta tarefa possa ser realizada com segurança.

 


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5 dicas para fazer reuniões mais eficazes e produtivas

As reuniões estão no topo da lista de coisas que mais desperdiçam tempo no trabalho, e isso ocorre por serem muitas vezes mal preparadas e conduzidas.

Corrigir o sistema de reuniões em uma empresa é compensador, mas não é fácil de ser feito. As reuniões, por sua natureza, envolvem muitas pessoas e mudar o comportamento dos outros é mais difícil do que mudar o seu próprio. Aqui estão dicas vindas da experiência de profissionais, para que você possa tornar as suas reuniões mais produtivas.

1. Identifique o objetivo da reunião reuniões sem um objetivo determinado parecem ser inúteis. Ao estabelecer um objetivo, seus participantes passam a vê-la com mais importância e o comparecimento é maior.

2. Prepare adequadamente – Além de saber o objetivo da reunião, os participantes devem saber exatamente que informações precisam um do outro. Isto reduz o tempo das reuniões, e mais, os participantes não perdem tempo juntando informações de que ninguém vai precisar.
Outra dica: as informações úteis para todos podem ser jogadas na Intranet da empresa para que possam ser lidas antes da reunião. Assim, os participantes já podem chegar com sugestões a serem discutidas.

3. Mantenha a reunião sob controle – O presidente da reunião deve seguir uma agenda. As comunicações devem ser controladas para que o objetivo seja cumprido.

4. Seja decisivo – As reuniões devem resultar em decisões e pontos de ação determinados. Em cada decisão tenha identificados:

* O que deve ser feito.
* Quem deve fazer.
* Quando deve ser feito.

5. Distribua rapidamente a ata da reunião e mantenha as decisões tomadas – As atas costumam demorar de dois a três dias para serem distribuídas depois da reunião, o que pode fazer com que as decisões apresentadas não sejam reconhecidas pelos membros. Designe uma secretária para fazer as anotações em um laptop durante a reunião, desta forma os participantes vão poder ler o que foi anotado, opinar e fazer as correções necessárias na hora.

Veja também o Mapa Mental de Reuniões Produtivas.

(Paravisualizar o mapa é necessário possuir o Adobe Reader. Caso seu computador não o possua, faça antes o download.)

 


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