Checklist Materiais de Escritório

Para que você tenha um ambiente de trabalho bem equipado, uitlize este Checklist para verificar suas necessidades de materiais de escritório.

Digite no box correspondente a quantidade a ser providenciada de cada item na sua lista de compras.

Imprima o Checklist, clicando em Imprimir Checklist ao final da lista. Clique aqui para visualizar o Checklist

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Organizando a mesa do escritório em um dia

Se já faz um bom tempo que você não vê sua mesa, prepare-se para reencontrá-la debaixo das pilhas de papel. O tempo dispensado vai depender do tamanho de sua mesa, da quantidade de papéis e de há quanto tempo você não vê sua superfície.

Prepare sua missão
Agende pelo menos quatro horas para a primeira metade da missão.
Quando o dia chegar vista roupas confortáveis, coloque sua música favorita para tocar e respire fundo.

Comece pela limpeza
Tire tudo de cima e de dentro de sua mesa e empilhe no chão.
Limpe a mesa com desinfetante e passe um lustra-móveis até que ela pareça nova. Pegue um saco de lixo bem grande, sente-se no chão e comece a dispensar. Mais do que 80% dos papéis podem provavelmente ir para o lixo. As únicas coisas que você deve manter são papéis a respeito de seu atual projeto, o de referência legal futura. Separe os papéis dessas duas categorias em duas pilhas atrás de você. Jogue fora também catálogos, revistas e jornais velhos.

Estabeleça um intervalo antes de continuar
Saia para espairecer por pelo menos uma hora, aproveite para comprar suprimentos como um bloco de papel, um porta-lápis e caneta, um arquivo vertical – a não ser que tenha uma gaveta de arquivo – para arquivar papéis que utiliza todos os dias. Não se esqueça das etiquetas e de um porta-disquete e CD-ROM se você ainda não os tiver.

Ao voltar comece a reorganizar as coisas que você manteve
Categorize e organize os arquivos diários nas novas pastas.
Etiquete tudo de forma que fique claro para você o conteúdo de cada pasta.
Para os documentos e papéis que não são usados com freqüência, coloque em seu gabinete de arquivos, se já tiver um. Se não tiver, guarde-os em uma cesta e aprenda a organizar um sistema de arquivos em matérias disponíveis no nosso portal.

Organize sua mesa de trabalho
Coloque o telefone de volta sobre a mesa. Se você é canhoto deixe o telefone do lado direito de sua mesa e vice-versa, assim você pode falar ao telefone e escrever ao mesmo tempo. O bloco de papel que acabou de comprar deve ficar próximo ao telefone.
Coloque suprimentos dentro de seu porta-lápis e caneta. Lembre-se de eliminar canetas que não funcionam e toquinhos de lápis.

Separadores para serem colocados dentro de gavetas mantêm seus itens em ordem e no lugar certo.
Se você tiver espaço para os materiais de escritório em sua mesa, separe uma gaveta para eles, se não os coloque em um armário específico. Sua agenda agora tem espaço em sua mesa.

Apenas os papéis relacionados ao seu projeto atual podem ficar em sua mesa.
Deixe uma lixeira para papéis próxima a sua mesa. Assim você não começa a acumular papéis inúteis novamente.

Encontre o local adequado para guardar o que restou
Os manuais do computador devem ficar em uma prateleira de seu escritório.
Os disquetes e CD-ROM nos compartimentos que acabou de comprar e próximos a seu computador.
Quanto a fotografias, enquadre-as e as pendure na parede.
  
  
Dica
Separe pelo menos 15 minutos do seu dia para limpar sua mesa.

Caso queira aprender a promover uma verdadeira transformação no seu ambiente de trabalho, uma ótima opção é o Guia OZ! "Como Organizar seu Escritório – Housekeeping".

 


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“Esta matéria pode ser publicada gratuitamente em seu site, jornal, revista ou newsletter, desde que citada a fonte: www.organizesuavida.com.br. Se desejar publicar artigos e informações exclusivas entre em contato.”

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Trabalhando em casa, saiba como organizar o espaço de trabalho

Criando algumas regras

Quando você trabalha em casa, na maioria das vezes seu maior desafio em manter-se organizado e gerenciando seu tempo é convencer a todos ao redor de que você está trabalhando! Uma posição firme é essencial. Se um amigo telefona às 10:00h da manhã para falar de um assunto pessoal, delicadamente diga-lhe: “Estou no meio de um projeto importante. Posso ligar para você à noite?”

Não tente assumir seu papel de pai ou mãe e de profissional ao mesmo tempo. Considere a contratação de uma babá para cuidar das crianças. Se você precisa trabalhar enquanto suas crianças estão em casa, explique o que você está fazendo da forma mais clara possível e estabeleça alguns sinais físicos para indicar quando você está trabalhando e não pode ser interrompido, exceto em emergências. Uma porta fechada ajuda bastante. Finalmente, comprometa-se a dedicar um tempo determinado aos seus filhos e cumpra a promessa.

Preparando o ambiente
Dependendo da sua atividade, você pode necessitar de um ambiente que ofereça mais, ou menos tranquilidade, mais, ou menos conforto. Planeje com cuidado e defina quais serão suas necessidades antes de resolver que tipo de móveis irá utilizar.

Você pode precisar apenas de uma escrivaninha simples e uma cadeira confortável ou pode necessitar de uma estação de trabalho mais completa, para computador e impressora, além de gaveteiro, móvel para arquivos etc.
Tudo vai depender das suas necessidades de trabalho, do espaço disponível e obviamente do tamanho do seu bolso.

Organizando seu espaço
Alguns itens podem ser essenciais para a organização do seu espaço de trabalho em casa.

Por exemplo, não nada mais frustrante do que você separar um artigo de revista super importante e quando você pega o grampeador para anexá-la ao seu arquivo, descobre que está sem grampos. Neste ponto você pode gastar algum tempo para tentar encontrar os grampos de que precisa, ou ainda sair para comprar. Não seria muito mais simples certificar-se de que você tem uma caixa extra de grampos?

Papel e cartucho para impressora, grampos, canetas, fitas adesivas, régua, estilete, etc. Faça uma lista dos itens essenciais para você, compre-os em quantidade suficiente para 30 dias pelo menos.

 Tenha o material necessário, em quantidade suficiente e estrategicamente colocadoarmazenado em sua mesa ou armário próximo, de forma a facilitar a sua vida e economizar o seu tempo.

Utilizando a Tecnologia a seu favor
No seu planejamento, defina que tecnologias são necessárias para o bom andamento do seu trabalho.

Algumas podem ser obrigatórias, como um computador e uma boa conexão de internet (banda larga). Outras podem ser desejáveis, melhorando a sua produtividade, como uma instalação de rede sem fio por exemplo. Tudo vai depender do tipo de atividade. Para um escritor que escreve seus livros em casa, a tecnologia pode ser menos importante do que para um webdesigner que precisa estar em contato constante com seus clientes, trocando arquivos pesados e necessitando de comunicação constante.

De qualquer forma, a tecnologia é fator potencial para o aumento da produtividade de quase qualquer tipo de trabalho hoje em dia.

Um bom computador (um notebook é mais adequado na maioria dos casos), um PDA ou Smartphone (recomendo a todos, mas principalmente para quem precisa trabalhar em trânsito), uma impressora multifuncional (impressora com funções de fax,scanner e copiadora) e uma conexão banda larga são itens essenciais. Existem modelos mais, ou menos sofisticados, mas os preços tem caído bastante e com uma boa programação financeira, qualquer pessoa consegue montar seu escritório pessoal.

Organize-se! Você pode!
 

 


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