Como organizar a papelada de casa

No começo, deve-se despender um tempo para determinar a importância de cada documento na residência e na vida de cada um. Depois, fica mais fácil manter tudo em ordem.

Correspondências

As contas e documentos diversos que chegam diariamente em casa não deve ser empilhados, e sim separados em três categorias, limitando a entrada de papel em casa e no home office, e não somente organizando-o.

Se for para você, providencie a resolução. Se for uma conta, guarde-a na pasta de contas a pagar; se for uma carta, programe-se para responder; se for um documento para arquivar, guarde-o no mesmo dia; e se for uma revista, deixe-a no local em que você poderá lê-la

Se não é para você, destine ao responsável. É interessante ter uma pasta ou caixa para esta pessoa, que poderá checar o que chegou todos os dias

O que é lixo deve ser descartado na hora. E aí se incluem encartes diversos que chegam com o boleto do cartão de crédito, revistas promocionais e catálogos sem interesse para você.

Como arquivar
Para manter em ordem os papéis, documentos e contas, deve-se utilizar pastas de papel ou plástico e separar tudo por categoria: contas de condomínio, recibos escolares, documentos pessoais etc. Pastas sanfonadas também são boa opção, e você pode dividir por tipo de conta e documento ou pelo mês em que foram pagos. Para organização de fotografias, os álbuns ainda são a melhor alternativa porque também protegem as fotos. Os álbunsdevem ser guardados na vertical e em um ambiente ventilado e com pouca alteração de temperatura.

 

Onde guardar 

As pastas podem ficar arquivadas em armários fechados, para não ficarem à vista, ou ainda em gavetas, gavetões de pastas suspensas ou caixas de papelão resistente. O importante é que fiquem bem ordenadas e atualizadas com a documentação do mês, facilitando o acesso a qualquer momento. Nunca se sabe quando será preciso pegar um manual de instrução, a garantia de um produto ou a escritura da casa.

 

 

 


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Tipos de plantas e flores para escritórios

A utilização de plantas nos mais variados tipos de ambiente traz vários efeitos benéficos ao ser humano. Os locais de trabalho, por exemplo, costumam ser recintos fechados e dependentes de ar-condicionado, o que torna o ar seco. Nesses casos, o uso de plantas é praticamente indispensável.

Plantas domésticas comuns são purificadores naturais do ambiente. Elas não apenas convertem o dióxido de carbono em oxigênio, mas também removem da atmosfera elementos prejudiciais como o benzeno e o formaldeído.

Mesmo num pequeno apartamento ou num cantinho do escritório, é possível, de maneira simples e sem maiores despesas, o cultivo de plantas. Tudo o que você precisa fazer é escolher as que se adaptem às condições que o local tem a oferecer.

Os cuidados como irrigação segue a mesma regra das plantas que estão ao ar livre. As regras não deverão ser mais espaçadas do que requer cada espécie, nem mais abundantes do que ela necessita, porque isso pode ocasionar o apodrecimento das raízes, para evitar que isso aconteça, é importante tomar muito cuidado com relação à drenagem dos vasos e jardineiras, utilizando no fundo dos mesmos, argila expandida ou cacos de cerâmica evitando assim o acúmulo de água nas raízes.

Veja alguns tipos de plantas que se adaptam bem a ambientes fechados:

Plantas de pleno sol (Necessitam de quatro horas diárias de sol direto):

* Ixora
* Bruxinho
* Azaléia
* Onze-Horas
* Gerânio

Plantas de meia-sombra (Não recebem sol direto em nenhuma parte do dia, mas precisam de pelo menos quatro horas diárias de luz indireta):

* Violeta-Africana; 
* Antúrio
* Peixinho
* Lírio-da-Paz
* Cheflera
* Begônia

Plantas de sombra ( Recebem apenas luz difusa, entre quatro e seis horas por dia, sem sol ou claridade direta):

* Jobóia
* Palmeira-Ráfis
* Singônio
* Espada de São Jorge
* Café-de-Salão

Há estudos que comprovem que as plantas em ambiente de trabalho diminuem o estresse e melhoram a criatividade.

Para quem quer aprender mais sobre o cultivo de plantas, o IUB oferece o Curso de Jardinagem, que ensina o cultivo de várias espécies de plantas, reprodução e multiplicação das plantas, plantio em vasos, transplantes de árvores adultas, implantação de jardim, pragas e doenças das plantas, manutenção do jardim, plantas ornamentais, plantas nos ambientes internos, métodos de multiplicação das plantas, e muito mais.

Para quem quiser saber mais, o Instituto Universal oferece cursos e material didático para você aprender a cuidar das suas plantas ou mesmo trabalhar profissionalmente.

 


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Como limpar seu computador

Saiba como proceder corretamente no momento em que você se depara com travamentos aleatórios, super aquecimento, reinicializações indesejadas, manchas de pó e gordura devido ao tempo, ou apenas deseja preservar o computador.

Todo computador a medida que o tempo passa, acumula sujeira, a não ser que sua casa ou escritório tenha um bom sistema de ar condicionado e ventilação com filtros constantemente renovados, seu computador provavelmente acumulará poeira em suas peças internas, principalmente no cooler (ventilador) do processador.

Limpeza Interna
Para iniciar a limpeza interna, desligue o computador da rede elétrica, desconecte todos os seus cabos traseiros. Leve seu gabinete a um local onde possa manuseá-lo com espaço, preferencialmente uma bancada ou mesa, tenha por perto: chave philips, chave de fenda, 1 pano úmido, aspirador de pó e limpador multiuso.

Para iniciar, coloque seu gabinete com o a lateral direita (visão frontal) virada sobre a mesa, você estará com a lateral (porta) esquerda a vista, estas laterais são presas por 2 parafusos na sua parte voltada para o fundo do computador, desparafuse-os, após isso, empurre a lateral em direção contrária a frente do computador, em um movimento igual de um portão elétrico de casas, ou caixinha de giz de professor.

O computador estará aberto, a partir daí e só começar a limpar com o pano levemente úmido (levemente úmido, muito cuidado com água!!) as partes de metal do gabinete, como sua base e o suporte para drive de CD/DVD acumulam muita sujeira, use o pano para retirá-la.

Após a limpeza interna do gabinete, vamos para as placas do computador. Vale ressaltar que nunca se utiliza água ou qualquer tipo de líquido para realizar esta parte da limpeza, existe o risco de quando ligar o computador provocar um curto circuito devido ao líquido.

Utilize o aspirador para retirar o pó do cooler, aproximando-o próximo às pás da hélice, porém sem escostar, procura fazê-lo girar o máximo, assim ele estará jogando a poeira depositada para fora, um pincel ou palito ajudará a tirar o pó da parte inferior a hélice, chamado dissipador.

Aspire a poeira depositada nas outras placas, novamente sem encostar, um pincel fino ajudará muito a desprender poeira das placas.
Caso ache que já está limpo o suficiente, feche a tampa lateral e parta para a limpeza externa.

Limpeza Externa
Monitores, teclados, mouses e gabinetes brancos estão propensos a ficarem manchados por poeira, para limpá-los utilize soluções de Limpa-Vidro, são excelentes para deixar seu computador novamente branco.

No caso de sujeira no teclado, um pouco de aspirador e cotonete umidecido com Limpa-Vidro entre as teclas resolverá o problema da sujeira.

 


Saiba mais dicas sobre limpeza no e-book Como organizar a rotina doméstica.

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Dicas para organizar a mesa do seu escritório

Segundo o Feng Shui, arrumar a mesa do jeito certo faz as energias fluírem e o astral do escritório ficar em cima.

1. Tente sentar de frente para a porta de entrada: a movimentação atrapalha a concentração, mas é sempre bom observar quem chega e sai.

2. Papéis, arquivos, livros e xícaras não deixam a energia fluir direto. Marque um dia por semana para fazer uma faxina na mesa, limpar as teclas do computador e esvaziar as gavetas.

3. Para conseguir reconhecimento e aumento de salário, coloque no canto esquerdo de sua escrivaninha algo vermelho ou um cristal.

4. Um vaso de planta do lado direito da mesa ajuda a ter saúde sempre em dia.

5. Objetos pontudos liberam energia negativa. Esconda tesouras e estiletes.

6. Ponha um copo com água sobre a mesa para absorver as ondas ruins. No final do dia, jogue numa planta que esteja na terra ou na pia.

7. Se os móveis forem frágeis, tenha algum objeto sólido e pesado na sua mesa. Pode ser um peso de papel ou uma estatueta.

8. Deixe por perto coisas que tragam boas lembranças.

9. Use moldura negra, vermelha ou dourada em quadros ou fotos.

10. Não empurre as tarefas para depois. O trabalho atrasado não permite que as energias se renovem.

 


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Como organizar seu espaço de trabalho em casa

Se você decidiu que trabalhar em casa faz parte de sua trilha, é hora de você colocar em forma o seu home office. Afinal, seu espaço de trabalho é a pedra fundamental de todo seu negócio.

Faça dele um lugar confortável e eficiente. Se um telefone sem fio vai te tornar mais produtivo, compre um. Que tal fones de ouvido? Bons equipamentos vão te fazer mais eficiente e podem te fazer poupar dinheiro a longo prazo. Então, do que você precisa?

http://www.organizesuavida.com.br/shop/imagemens1/top-espaco.gifLocalização
 Comece avaliando suas necessidades. Quão importante é sua privacidade? O que vai acontecer se mexerem em seu equipamento? Um lugar silencioso é essencial para seu sucesso? Peça que as pessoas da casa listem as expectativas que têm com relação a você.

Se você trabalha em um home office, você não pode esperar que todos em sua casa fiquem fingindo de mortos enquanto você estiver trabalhando. Elabore um sistema no qual a sua família não interfira em seu negócio, mas que também não deixe o seu negócio interferir com as atividades normais de casa.

O design e localização de seu escritório podem ajudar. As paredes internas de muitas casas têm pouco ou nenhum isolamento, então o som se propaga. Se possível, coloque seu escritório em uma área afastada do centro de atividades de sua casa. Colocar seu escritório entre a cozinha e um quarto de crianças é um convite para perturbações. Tente deixar seu escritório longe de cômodos onde aparelhos de som ou televisão.

Se o seu escritório está próximo ao centro de atividades, você pode diminuir o barulho mudando o design do cômodo. Considere trocar a porta por uma com isolamento de som.

http://www.organizesuavida.com.br/shop/imagemens1/top-espaco.gifFormato segue Função
Agora, vamos considerar o que você vai fazer em seu home office. Sua rotina determina o que você vai precisar. Por exemplo:
Se você é um escritor free-lance que contata seus clientes através da Internet ou correio, suas necessidades serão simples – não muito mais que uma mesa, cadeira, computador, e sistema de arquivo.

Se você trabalha para uma empresa que fica do outro lado da cidade ou mais longe, pode precisar uma conexão à Internet em alta velocidade e alguns arquivos portáteis que você possa transportar ao seu escritório e de volta.
Se você é um planejador de finanças que encontra com seus clientes em casa, você vai precisar de um lugar para reunir-se com eles e espalhar documentos.

Se você terá funcionários trabalhando em seu escritório, vai precisar de móveis e equipamentos apropriados para eles: cadeiras ergonômicas, mesas confortáveis para trabalho e uma mesa de conferências onde possam trabalhar juntos.

http://www.organizesuavida.com.br/shop/imagemens1/top-espaco.gifEstrutura Básica
 Móveis e equipamentos que são essenciais a um escritório podem não ser importantes em outro. Mas existem algumas coisas básicas que a maioria dos escritórios precisa:

1. Uma mesa
2. Uma cadeira de escritório confortável (ergométrica de preferência).
3. Um telefone
4. Um computador com todos os softwares essenciais à sua função
5. Uma impressora
6. Um aparelho de fax
7. Um armário de arquivos
8. Prateleiras para guardar suprimentos de escritório e livros
9. Pastas e caixas de arquivos
10. Uma agenda ou livro de compromissos e telefones de contato
11. Papel para a impressora e para anotações

Dependendo do seu negócio, você pode também precisar de outros equipamentos, mas antes de adquiri-los, pense onde vai isntalá-los e se a rede elétrica de sua casa suporta todos eles.

http://www.organizesuavida.com.br/shop/imagemens1/top-espaco.gifErgonômicos

De acordo com a Associação Brasileira de Ergonomia – ABE, entende-se por Ergonomia (ou Fatores Humanos) uma disciplina científica relacionada ao entendimento das interações entre os seres humanos e outros elementos ou sistemas, e à aplicação de teorias, princípios, dados e métodos a projetos a fim de otimizar o bem estar humano e o desempenho global do sistema. Ergonomia propõe móveis e acessórios do ambiente de trabalho para que este atend às necessidades básicas de conforto do trabalhador em prol de sua saúde. Quando estiver montando sua mesa, tenha estes fatores em mente:
Onde fica seu monitor? Certifique-se que ele esteja ao nível dos olhos.
Se você digita muita coisa, tenha um local para colocar cópias. Este pequeno suporte sustenta seus documentos bem em sua frente para que não tenha que ficar virando seu pescoço.

Seu teclado e mouse pad devem ter, no mínimo, suporte para seus punhos para prevenir LER ( Lesão por Esforço Repetitivo). Você também pode comprar um teclado com design ergonômico.
 Sua cadeira deve estar regulada para apoiar bem suas costas e manter os joelhos em ângulo de 90°. Seus braços devem estar bem apoiados nos braços da cadeira para não cansar os ombros. Ela também deve ser giratória para facilitar os movimentos de entrada e saída da mesa ou uso dos equipamentos ao redor, como o fax ou o arquivo.

http://www.organizesuavida.com.br/shop/imagemens1/top-espaco.gifSegurança no Home Office
Um dos aspectos mais importantes do ambiente do escritório – em casa ou outro lugaré segurança. Quando você trabalha para um empregador, ele é responsável por mantê-lo em segurança.

Entretanto, quando você trabalha em casa – trabalhando para uma empresa ou por conta própria – você é o responsável por sua própria segurança. Aqui estão algumas dicas de como se manter seguro no trabalho em casa:
Instale detectores de fumaça com baterias que funcionem.
Tenha um extintor de incêndio por perto e dentro da validade.
Não ligue muitos equipamentos de escritório na mesma tomada.
Periodicamente cheque toda a fiação para ver se desgastes e troque quando necessário.

Certifique-se que unidades portáteis de aquecimento não fiquem próximas de cortinas, móveis, ou outros itens combustíveis.
Não lote armários de arquivos, e abra uma gaveta por vez. Abrir mais de uma pode fazer com que o armário caia sobre você.

Lembra dos ergonômicos? Eles são importantes. Use uma cadeira confortável e sente-se em uma posição que não desloque seus braços, pescoço e costas.
Certifique-se de ter sempre iluminação suficiente em seu escritório para não ter problemas de vista.

Não exagere! Apesar de estar em casa é fundamental estabelecer horários para o trabalho e para o repouso. Muitos acidentes acontecem por que estamos muito cansados e nossa atenção fica prejudicada.
Tenha à mão os telefones da Polícia, Bombeiros, do seu médico e de pessoas que possam auxiliá-lo rapidamente, como um vizinho por exemplo.
Mantenha o ambiente limpo e organizado. Muitas vezes a bagunça esconde armadilhas que podem ferí-lo ou causar um acidente grave.

 


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Como organizar seus documentos

Quando se está trabalhando em casa a exigência de papéis e documentos é tão freqüente quanto quando estamos em uma empresa convencional. Nessas circunstâncias as pessoas mais organizadas levam vantagens sobre as demais, visto que mantém a disciplina do arquivamento e registro dos documentos, não permitindo que o conforto do lar relaxe a rotina administrativa e organizacional.

Nem todos os papéis e documentos precisam ser destinados a um arquivamento minucioso. Por isso, antes de reordená-los é importante deixar à mão os de uso mais constante. Por outro lado, manter itens raramente usados entre os de utilização rotineira, pode dificultar a busca de qualquer um deles em vez de facilitar.

http://www.organizesuavida.com.br/shop/imagens1/top-espaco.gifSeparando os Assuntos
Quando estamos trabalhando em casa muitas vezes misturamos os documentos particulares com os da empresa. Este é um erro grave porém comum e que deve ser corrigido, exigindo constante policiamento. Separe as coisas. Monte seções de arquivo para cada assunto: O que é da casa para um lado e o que é da empresa para outro, cuidando para separar também o tempo para cuidar de cada um.

http://www.organizesuavida.com.br/shop/imagens1/top-espaco.gifArquivos de Casa

Lar – A pasta ou caixa com esse título deve conter informações sobre todos os membros da família, bem como um inventário completo com todos os itens da residência e seus respectivos valores.
As descrições devem conter os nomes das peças e registro de seu modelo, fabricante e número de série.

Saúde – Essa divisão é destinada a todos os exames e receitas médicas de cada familiar, incluindo especialmente as mais recentes.

Finanças Pessoais – Trata-se de um local específico para armazenar os documentos referentes a contas bancárias, investimentos, seguros, testamentos atualizados (de acordo com o estado civil, novos beneficiários etc.), planos de pensão e comprovantes de pagamento de contas.
Crie um envelope ou divisão para cada conta a pagar. No exterior de cada um, anote as datas em que quer efetuar os pagamentos e não o dia em que as contas vencem. Depois ordene os envelopes de forma cronológica no arquivo ou pasta entitulada “Contas a Pagar”.
Caso também tenha pagamentos a receber, crie outra pasta, na qual podem ser inseridos seus recibos até que você receba o comprovante de depósito efetuado.

Viagens – A esta pasta podem ser destinados os documentos que geralmente são utilizados em viagens internas ou ao exterior.
Entre eles estão as anotações referentes a situações de emergência, ou seja, números de telefones a serem contatados, endereço residencial e tipo e fator sangüíneos.
Além disso, há ainda os comprovantes de vínculo no país de origem e cartão do seguro-saúde válido para a região de destino.

http://www.organizesuavida.com.br/shop/imagens1/top-espaco.gifQuanto tempo guardar cada documento

• Licenciamentos e recibos de seguro obrigatório do automóvel:
Pelo menos 1 ano.

• Multas e contas de energia elétrica, telefone e cartão de crédito:
Podem ser requeridos pelas prestadoras de serviço até dois anos após serem pagos.

• Recibos de aluguel e contas de água:
O prazo mínimo para retenção de é de 5 anos.

• IPTU e Imposto de Renda:
O prazo mínimo para retenção de é de 5 anos.

• Taxa condominial:
O pagamento da pode ser contestado em até 20 anos.

• Comprovantes de pagamento de contas em geral:
Devem ser guardados por um tempo que varia entre 12 meses e 20 anos, para evitar contestações jurídicas.

http://www.organizesuavida.com.br/shop/imagens1/top-espaco.gifOrganização digital

Além de arquivar em pastas ou caixas, os documentos em papel também podem ser armazenados no formato digital.
A maneira mais simples de executar esse procedimento é submetê-los a um scanner.

Alguns modelos desse aparelho são capazes de processar materiais encadernados, documentos frágeis, danificados ou muito pequenos.
Documentos já digitalizados podem ser organizados por meio de programas especificamente voltados a esse fim.

http://www.organizesuavida.com.br/shop/imagens1/top-espaco.gifDica
Os documentos e papéis arquivados, e conseqüentemente de uso menos constante, ficam mais bem protegidos quando guardados em caixas à prova de fogo. Também podem ser utilizados modelos que requeiram chaves ou códigos para serem abertos.

 


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Como organizar a mesa do escritório

A maioria das pessoas nem mesmo percebe, mas uma mesa desorganizada pode causar uma tremenda frustração – e muita perda de produtividade. O fato é que uma mesa bagunçada torna extremamente difícil executar muito de qualquer coisa.

Aqui estão seis sugestões práticas para evitar distrações em sua mesa:

1. Arquive imediatamente
Isto não pode ser repetido com freqüência suficiente: “Evite empilhar papéis!” Pode ser difícil lidar com a papelada, mas uma mesa organizada é uma necessidade crítica para a eficiência. Não deixe os papéis se tornarem impossíveis de gerenciar. Existem muitas ferramentas e estratégias disponíveis para ajudá-lo.

2. Encontre e use outros espaços planos que não sejam sua mesa
Armários laterais de arquivos podem ser usados como espaço adicional de armazenagem. Mesmo se você trabalha em um cubículo, há provavelmente um lugar onde você pode guardar coisas como fichários e catálogos, ao invés de deixá-los acumular em sua mesa.

3. Use as prateleiras
Prateleiras, não sua mesa, são o melhor lugar para itens como o catálogo telefônico, revistas e vídeos.

4. Estabeleça um caixa de entrada
Toda vez que adquirir uma nova folha de papel, decida se ela vai para a caixa de entrada para atenção, ou para o lixo. Aqui está as regras para gerenciar sua caixa de entrada:
• Coloque-a próxima da lata de lixo.
• Crie uma rotina de revisão dos conteúdos pelo menos uma vez por dia.
• Jogue o lixo fora imediatamente.
• Date todas as correspondências que receber.
• Separe papeis que precisam de sua atenção daqueles que precisam ser arquivados.
• Certifique-se de que sua caixa de entrada esteja vazia no fim do dia. Tudo que merece ser feito deve ser feito com capricho e imediatamente. Caso contrário, arquive e agende uma data para executar a tarefa que exija os papéis em sua caixa.

5. Erradique sua bagunça pessoal
Você está em casa, então você não deveria precisar encher sua mesa com itens pessoais como fotografias e outras coisinhas. Se sentir saudade destes itens quando estiver trabalhando, dê uma volta na sala de estar.

6. Guarde tudo
Organizadores de escritórios como separadores de arquivos e caixas plásticas são ideais para guardar uma ampla variedade de materiais de escritório que podem se acumular em sua mesa. Use estes acessórios para coisas como pastas, cartas, disquetes e CDs.

 


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