Como organizar seus arquivos

Sistemas de arquivos das milhares de informações recebidas quase que instantaneamente nas redações são indispensáveis, tanto neste tipo de vida profissional, quanto na pessoal. Nenhum trabalho ou residência pode ficar sem um lugar para guardar os documentos ou sem um sistema de arquivos. Levando em conta que todos devem lidar com papéis, e existe uma montanha deles, um eficiente sistema de arquivos possibilita uma fácil recuperação de papéis, sempre que necessário.

Não existe uma “fórmula mágica” para arquivar. Seu sistema de arquivos sempre dependerá de suas necessidades pessoais.

Seja qual for a maneira que você escolha usar para facilitar sua vida no manejo de informações, que às vezes podem estar no bloquinho de anotações, num papel solto, em um arquivo solto no computador ou em outro lugar mais “estranho” ainda, um sistema de arquivo eficiente é aquele que permite a você encontrar qualquer papel ou informação em 10 segundos ou menos.

Uma vez que você tenha todos os instrumentos no lugar, decida como quer arrumar suas pastas. As escolhas incluem:

  • Alfabeticamente – ótima para arquivos com nomes de fontes.
  • Assunto – uma boa escolha se você vai usar subcategorias.
  • Numericamente – excelentes para material datado, como contas, no caso de arquivo pessoal.
  • Cronologicamente – uma boa solução para arquivos de backup que precisam ser arrumados por mês.
  • Arquivos especiais – ótimos para tarefas bem detalhadas, como busca de correspondências/mensagens eletrônicas e materiais de leitura. Arrume-os por dia, mês e ano.

Categorias especiais de arquivo

Press-kits, fotos, catálogos de empresas e, até mesmo releases, são exemplos de itens que não se encaixam em pastas de arquivo imediatamente. A organização de equipamentos para arquivar ou armazenar tais itens, tanto em casa como no trabalho, incluem:

  • Caixas que comportam pastas suspensas e amostras.
  • Cartolina, apoios de metal ou plástico (ótimos para revistas e catálogos) que ficam bem em sua prateleira.
  • Tubos que acomodam grandes impressões ou mapas enrolados.
  • Envelopes grandes que guardam papéis grandes no fundo de uma gaveta de arquivos.

 


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Como organizar e arquivar cartões de visita

A organização física dos cartões sempre será um problema pois permite que você escolha apenas 1 forma de categorização.

Por isso o ideal é digitar os dados no Outlook, uma planilha de Excel ou outro tipo de banco de dados que contenha opções de filtros.

Assim você pode procurar a informação desejada de acordo com sua necessidade: Ramo de atividade, Bairro, Cidade, Nome, Profissão etc. Essa é a forma mais eficiente.

Se mesmo assim deseja guardar os cartões físicos, prefira organizar por ordem alfabética dos seguintes níveis:
• ramo de atividade
• nome da empresa

Exemplo: Categoria Gráficas
• Gráfica Imperatriz
• Gráfica Nadia Lopes
Gráfica Zurick

Para organizar cartões de visita de papel é melhor utilizar fichários para cartões de visita, que permitem a criação de categorias, assim como arquivos de pastas suspensas.

O que anotar quando receber um cartão de visita:
É adequado anotar no cartão dados como quem indicou aquela pessoa ou onde conheceu. Outras informações úteis: especialidade de serviços ou produtos, convênios do estabelecimento, diferenciais, referências e aquilo que julgar conveniente.

O Outlook permite que você anote no seu arquivo de contatos, data de aniversário, observações, arquivos e anexos, além de linkar outros contatos registrados que possuem relação entre si. Isso é muito útil em gerenciamento de networks por exemplo.

 


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Como organizar e arquivar documentos em 7 passos

Este sistema simples de 7 passos pode ajudar o profissional da comunicação a fazer e manter um sistema efetivo de arquivo. Uma vez feito, você será capaz de manter sua papelada e outras informações sob controle e encontrar tudo o que precisa em 10 segundos ou menos.

1. Separe suas informações em categorias mais amplas possíveis conforme mostramos. Pense no supermercado. Eles têm áreas específicas para maçãs e laranjas, iogurte e leite, carne e frango, etc. As três categorias amplas são: Frutas, Laticínios e Açougue. O mesmo funciona para seus papéis. Algumas categorias comuns são: Contatos de A – H, Contatos de I – P, Contatos Q – Z, Assessorias, Matérias, Informações Gerais, ou outras dependendo da editoria, ou cliente, no caso de assessores, que atua, entre outras.

2. Faça um arquivo suspenso para cada uma destas categorias. Certifique-se de usar arquivos suspensos que podem ser pendurados em várias posições.

3. Depois, comece a dividir em subcategorias com as pastas de arquivo (pastas simples, que vão dentro das pastas suspensas). Por exemplo, em seu arquivo suspenso pessoal e em sua casa para Impostos, você pode ter pastas separadas por ano (2001, 2002, 2003, 2004, etc.).

4. Comece a colocar cada folha de papel na pasta correspondente. Marque cada uma delas com uma data para descarte, desta forma, quando você for mexer nos arquivos daqui a um ano, você saberá imediatamente se você deve manter aquele papel.

5. Se você encontrar um papel que pode ser arquivado em algumas pastas diferentes e você não sabe ao certo em qual arquivá-lo, escolha uma delas e coloque uma referência cruzada (uma anotação) dentro do(s) outro(s) arquivo(s) em que ele se encaixaria.

6. Deixe espaço nos arquivos para que as gavetas não fiquem entaladas. Se as gavetas estiverem muito apertadas, arquivar será uma tarefa frustrante e é bem provável que você não a cumpra.

7. Uma vez você tenha montado seu sistema de arquivo – seja na redação ou em casa, arquive diariamente ou pelo menos semanalmente. Se você deixar seu sistema de arquivos de lado, você vai gastar muito tempo para colocá-lo em ordem novamente e vai perder em produtividade.

 


Quer saber mais sobre este assunto? Leia nosso e-book: Como organizar seu Escritório – Housekeeping

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Como organizar pastas suspensas?

Siga estas instruções para organizar suas pastas de arquivo suspenso:

Uma cor pode funcionar na organização, mas se você tiver um número grande de categorias, use cores separadas para cada categoria.

Certifique-se de comprar pastas de um tamanho apropriado, carta ou ofício, dependendo de suas necessidades.

Certifique-se de que os visores das etiquetas são de plástico transparente ou compre-os separadamente, se necessário. Sempre compre mais do que o que você precisa agora. Desta forma, você não vai ter que correr à papelaria.

Subpastas – pastas que vão dentro das pastas de arquivo suspenso:

Você pergunta: "Por que eu preciso destas pastas se tenho as de arquivo suspenso?" Bem, você não é obrigado, mas duas razões para você querer isso:

• Use apenas as pastas de arquivo suspenso e em cerca de um mês (se não menos) os papeis inseridos nelas vão começar a enrolar, ficar para baixo e acabar amassando. Isto irá acontecer tanto para quem está montando um arquivo na redação ou em sua casa;

• As pastas de arquivo suspensos são geralmente usadas para categorias amplas, e as outras podem ser usadas para as subcategorias;

que você pode codificar por cor os arquivos suspensos, é aconselhável que as subpastas de dentro estejam todas em uma cor;

Certifique-se de adquirir pastas de tamanho apropriado, carta ou ofício, de acordo com suas necessidades;

• Use etiquetas brancas e um pincel atômico preto com ponta média para etiquetar;

Você também pode utilizar etiquetadoras eletrônicas, mais práticas e eficientes;

• Revise os arquivos quando eles estiverem muito grossos para serem manuseados, ou a cada seis meses;

• As pastas de arquivo suspensos são geralmente usadas para categorias amplas, e as outras podem ser usadas para as subcategorias.

 


Quer saber mais sobre este assunto? Leia nosso e-book: Como organizar seu Escritório – Housekeeping

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Como escolher e utilizar móveis para arquivos

Escolher os móveis adequados ao tipo de material que será mantido dentro dele é fundamental para facilitar a organização dos seus arquivos, no dia a dia.

* Cuidado com gaveteiros (arquivos) muito baratos. Eles são, geralmente, um estorvo, perigosos e um desperdício de dinheiro

* Decida quantos arquivos você precisa e de que tamanhos. Um pequeno, de duas gavetas, pode ser ideal por agora, mas se você vai acumular mais papéis no futuro – e provavelmente irácompre um móvel maior. Procure fazer planos para o futuro e você vai economizar tempo e dinheiro.

* Se o móvel é muito leve, o peso das pastas pode fazê-lo tombar para frente quando as gavetas de cima estiverem abertas. Compre um mais robusto.

* Assegure-se de comprar um arquivo que comporte os tamanhos de papel mais comuns (A4, Carta, etc).

* Considere sempre um design, uma cor e um estilo que lhe agrade. Ele, provavelmente, estará na sua casa ou trabalho por muitos anos. Lembre-se do sistema de tranca, mesmo que você não considere guardar papéis confidenciais hoje, no futuro essa realidade poderá mudar.

* Assegure-se de que as gavetas deslizem facilmente nos trilhos sem ter que forçar.

* Móveis para arquivos não servem apenas para locais de trabalho. São perfeitos para a organização doméstica também. Mantenha todos os papéis e informações importantes categorizados e organizadas em um arquivo de qualidade e não se esqueça de aplicar sua taxonomia pessoal, que apesar do nome soar estranho aos ouvidos, é muito importante para organizar seu dia-a-dia cheio de informações. Se você vai deixá-lo exposto, você deve considerar que ele tenha um bom acabamento e que combine com sua mobília. Por outro lado, um robusto arquivo de metal pode até cair bem. Certifique-se de que ele venha equipado com um sistema para colocar pastas suspensas. Caso contrário você precisará comprar um separadamente.

 


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Como lidar com o volume de papéis

Apesar dos papéis ainda serem em grande volume no dia a dia dos escritórios, isto não significa que precisemos sofrer ou ter problemas por conta disto.
Veja abaixo algumas dicas que podem ajudar a controlar a bagunça:

1. Nunca coloque um pedaço grande de papel sobre outros menores, que ficarão escondidos, dificultando que sejam encontrados ou facilitando que se percam.

2. Acabe com as pilhas e montes de papel. Fica muito difícil encontrar um papel que você precisa em pilhas grandes. Evite ao máximo fazer isto. Arquive o quanto antes em pastas e gaveteiros.

3. Mantenha a ordem. Se pequenas notas em post-its podem ter algum uso para lembretes rápidos ( eu, particularmente, não gosto de post-its ), pois serão descartadas rapidamente, já outros tipos de anotações que precisam ser guardadas por mais tempo devem ser organizadas por assunto ou data, para que possam ser encontradas facilmente. Use um caderno para mantê-las. O ideal seria escrevê-las diretamente em sua agenda eletrônica, mas se você tiver que transferi-las depois, pelo menos estarão num local único.

4. Abra sua correspondência perto do lixo ou de um reciclador (triturador) e imediatamente descarte o que não interessa. Não guarde lixo. Leia rápido, tenha um pouco de coragem e jogue fora logo o que não serve. Faça isso diariamente e irá se acostumar a não deixar mais papel inútil sobre a mesa.

5. Use a tecnologia. Use seu computador, sua agenda eletrônica sempre que possível. Eu guardo minhas idéias, anotações, tarefas , telefones, senhas, etc, no meu PDA ou computador. Uso muito pouco papel.

Mais importante. Tente pegar no papel ou documento, uma vez apenas: Aja sobre ele imediatamente,  encaminhe para alguém , arquive ou jogue fora.
Quer fazer um teste?

Mantenha uma caneta vermelha ao seu alcance. A cada vez que você pegar num documento ou papel. Faça um ponto vermelho na parte superior direita. Depois de algum tempo verifique quantos pontos aparecem num papel que continua com você sem que nada tenha sido feito. São vários e vários pontinhos vermelhos?

Isto é Sarampo Corporativo meu amigo! Proteja-se enquanto é tempo!

 


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Como organizar seus arquivos profissionais

Com as orientações abaixo você está dando um passo importante para ser um bom profissional, criando ou aperfeiçoando seu sistema de informações em arquivos.

Muitas pessoas se vangloriam de ter muito conhecimento, muita informação ou de conhecer muitas pessoas. A questão é que isto tem valor se houver organização suficiente para que esta informação ou conhecimento possam ser recuperados rapidamente, principalmente na correria diária.

De que adianta ter uma fonte muito interessante que poderia estar na matéria, se você não achar seu telefone, seu cartão ou conseguir alguém que o tenha no momento que precisaOu ainda, de que adianta achar que sua TV, que acabou de quebrar, está ainda na garantia, se nem lembra onde “guardou” a nota fiscal ou a garantia, para dar um exemplo doméstico?

Poder recuperar uma informação importante ou encontrar um papel ou documento que precisamos em no máximo 10 segundos tem um valor enorme nos dias de hoje, e passará a ter cada vez mais. Por isso, a OZ! desenvolveu um sistema exclusivo de arquivamento e lançou o Arquivo Mágico, baseado nas dicas a seguir

Muitos sistemas e metodologias de organização abordam apenas a questão de colocar sua mesa, gavetas e arquivos em ordem, ou seja, arrumar a bagunça que ficou no seu canto da redação logo depois que chegou de várias pautas na rua, onde passa a maior parte do tempo. Acontece que atualmente, organizar-se engloba muito mais que isso.

Vamos trabalhar nesta metodologia com 3 níveis de organização: o físico, o lógico e o do conhecimento.

O primeiro, mais concreto e mais fácil de lidar é o nível físico, no qual vamos nos aprofundar um pouco mais, principalmente no que diz respeito à organização de arquivos e documentos que você, jornalista, poderá utilizar na redação ou em casa. Ele compreende toda aquela desordem que você pode tocar. Sua agenda, seus papéis, seus documentos, arquivos, livros, CDs, anotações e tudo o mais que você enxerga e está ao alcance de suas mãos. É a organização dos seus “espaços” .Tudo aquilo que você fizer para melhorar a organização neste nível, impactará diretamente na melhoria da sua produtividade.

Depois temos o nível lógico, que compreende a correta utilização dos recursos tecnológicos que temos cada vez mais à nossa disposição e que engloba os computadores, PDAs e Smartphones – presentes tanto nas redações quanto em casa.

Acontece que muitas pessoas ainda se perdem quando vão utilizar estes equipamentos e acabam por comprometer sua produtividade. Neste nível podemos colocar ainda a sua organização pessoal financeira, por exemplo.

Por último temos o nível da organização do conhecimento, mais recente e raramente abordado nas metodologias que tratam da administração do tempo, porém cada vez mais importante nos dias de hoje, onde temos que lidar com uma quantidade crescente de informações recebidas por um número cada vez maior de canais de comunicação.

Taxonomia Pessoal – Nivel físico

Taxonomia é o ramo da biologia que se ocupa da classificação natural dos seres vivos. Quando aplicado à ciência da computação, o mesmo conceito destina-se às técnicas de classificação, de categorização, de agrupamento e de hierarquização das informaçõesque pode ser de grande ajuda àqueles que lidam com essa ferramenta de trabalho básica e fundamental para a construção da notícia.

O primeiro passo na fase de organização é fazer a sua taxonomia pessoal, isto é, definir as áreas de informação do seu interesse, da maneira mais abrangente e hierárquica possível, como dividir as informações por fontes, empresas, assessorias, setores ou ainda outras.

Existe uma forma simples de realizar essa taxonomia, que é a abordagem por assuntos gerais, levando em conta a forma mais confortável como você separa os temas. O mapa mental a seguir é um exemplo do que poderia ser uma taxonomia pessoal simples, baseada em assuntos gerais.

Alguns pontos importantes a serem considerados na elaboração do mapa mental:

•  Crie “ramos” principais com macroassuntos de seu interesse e depois crie os sub-ramos derivados.
• Não crie ramos principais em exagero. O ideal é ficar com menos de 10.
• Evite criar ramos principais ambíguos pois eles podem confundi-lo na hora de localizar informações.
Mantenha uma estrutura simples, de fácil memorização.  

Clique no mapa para ampliar

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Como organizar seus arquivos

Com as orientações abaixo você está dando um passo importante para ser um bom profissional, criando ou aperfeiçoando seu sistema de informações em arquivos.
 
Muitas pessoas se vangloriam de ter muito conhecimento, muita informação ou de conhecer muitas pessoas. A questão é que isto tem valor se houver organização suficiente para que esta informação ou conhecimento possam ser recuperados rapidamente, principalmente na correria diária.
 
De que adianta ter uma fonte muito interessante que poderia estar na matéria, se você não achar seu telefone, seu cartão ou conseguir alguém que o tenha no momento que precisa? Ou ainda, de que adianta achar que sua TV, que acabou de quebrar, está ainda na garantia, se nem lembra onde “guardou” a nota fiscal ou a garantia, para dar um exemplo doméstico?
 
Poder recuperar uma informação importante ou encontrar um papel ou documento que precisamos em no máximo 10 segundos tem um valor enorme nos dias de hoje, e passará a ter cada vez mais. Por isso, a OZ! desenvolveu um sistema exclusivo de arquivamento e lançou o Arquivo Mágico, baseado nas dicas a seguir.
  
Níveis de Organização para Profissionais
 
Muitos sistemas e metodologias de organização abordam apenas a questão de colocar sua mesa, gavetas e arquivos em ordem, ou seja, arrumar a bagunça que ficou no seu canto da redação logo depois que chegou de várias pautas na rua, onde passa a maior parte do tempo. Acontece que atualmente, organizar-se engloba muito mais que isso.
 
Vamos trabalhar nesta metodologia com 3 níveis de organização: o físico, o lógico e o do conhecimento.
 
O primeiro, mais concreto e mais fácil de lidar é o nível físico, no qual vamos nos aprofundar um pouco mais, principalmente no que diz respeito à organização de arquivos e documentos que você, jornalista, poderá utilizar na redação ou em casa. Ele compreende toda aquela desordem que você pode tocar. Sua agenda, seus papéis, seus documentos, arquivos, livros, CDs, anotações e tudo o mais que você enxerga e está ao alcance de suas mãos. É a organização dos seus “espaços” .Tudo aquilo que você fizer para melhorar a organização neste nível, impactará diretamente na melhoria da sua produtividade.
 
Depois temos o nível lógico, que compreende a correta utilização dos recursos tecnológicos que temos cada vez mais à nossa disposição e que engloba os computadores, PDAs e Smartphones – presentes tanto nas redações quanto em casa.
 
Acontece que muitas pessoas ainda se perdem quando vão utilizar estes equipamentos e acabam por comprometer sua produtividade. Neste nível podemos colocar ainda a sua organização pessoal financeira, por exemplo.
 
Por último temos o nível da organização do conhecimento, mais recente e raramente abordado nas metodologias que tratam da administração do tempo, porém cada vez mais importante nos dias de hoje, onde temos que lidar com uma quantidade crescente de informações recebidas por um número cada vez maior de canais de comunicação.

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